Автор:
Monica Porter
Жаратылган Күнү:
13 Март 2021
Жаңыртуу Күнү:
1 Июль 2024
Мазмун
Бизнес отчеттуулук - бул учурдагы ишкердик операцияларын билдирүүнүн эффективдүү каражаттарынын бири. Кеңири максаттарына карабастан, алар көбүнчө бизнес же жеке адам маанилүү чечимдерди кабыл алышы керек болгондо колдонулат. Натыйжалуу бизнес-отчетторду жазуу үчүн алгач алардын эмне экендигин жана аларды кантип колдонсо болорун түшүнүшүңүз керек.
Кадамдар
2-бөлүктүн 1-бөлүгү: Жазыла турган отчеттун түрүн аныктаңыз
Идеяларды сунуштоо. Бул түрү түшүндүрмө отчеттор / сунуштар. Бул отчетторду компаниянын негизги жетекчилигине же чечим кабыл алуучуларына сунуштарды берүү үчүн колдонсо болот, адатта эки бөлүктөн турат: кыскача жана мазмун. Жыйынтык сиздин сунушту баса белгилейт. Мазмун (дене) бөлүмү андан ары артыкчылыктарды, чыгымдарды, тобокелдиктерди ж.б. талдайт. аны менен кел.
- Сиздин бөлүмүңүз үчүн 3D принтер сунуштагыңыз келет дейли. Бул шайманды сатып алууга уруксат берүү үчүн менеджериңизди көндүрүү үчүн, жетекчиликке расмий түрдө кайрылуу үчүн түшүндүрмө / сунуштама отчетун жазууңуз керек.
Белгилүү бир мүмкүнчүлүккө байланыштуу тобокелдиктерди сүрөттөп бериңиз.Тергөө отчет белгилүү бир иш-аракет менен байланышкан тобокелдиктин даражасын аныктоого жардам берет. Отчеттун бул түрү компанияга мүмкүн болуучу кесепеттерди алдын-ала айтууга жардам берүүдө өтө пайдалуу. Ал кириш сөздү, тергөө мазмунун жана корутундуларды камтыйт. Кириш сөздө каралып жаткан маселе баса белгиленди. Сурамжылоонун мазмуну тергөө фактыларын жана натыйжаларын талкуулоо үчүн колдонулат. Корутунду көйгөйдү жалпылоо үчүн колдонулат.- Фармацевтикалык компания X фармацевтикалык компания Y менен иштегиси келет, бирок дагы деле болсо кооптонуп жатат деп коёлу. X компаниясы азыркы же мурунку каржылык көйгөйлөрү бар компания менен кызматташууну каалабайт. Бул компания иликтөө жүргүзүп, тергөө отчетун Y компаниясы жана анын директорлорунун каржылык маалыматтарын терең талкуулоо үчүн колдонот.
Белгилүү бир жөнгө салуучу агенттикке шайкештик жөнүндө маалымат берет. Бул шайкештик жөнүндө отчет, компанияга өзүнүн жоопкерчилигин көрсөтүүгө жардам берүү үчүн колдонулат. Бул мыйзамдардын / эрежелердин сакталышын жана башкаруу органынын (шаар, провинция, өкмөт ж.б.) алдында компаниянын сарамжалдуу чыгымдарын көрсөтөт. Бул отчетто киришүү, отчеттун мазмуну жана корутунду камтылган. Кириш сөз адатта отчеттун негизги мазмунун чагылдырат. Мазмун бөлүмү маалыматтарды, окуяларды ж.б. Аткаруу органдары билиши керек. Тыянактар жалпылоо үчүн колдонулат.- Мисалы, Nestle уюму өзүнүн башкаруу кеңешине бир нече жылдан бери кабыл алуучу өлкөнүн саясатын жана мыйзамдык көрсөтмөлөрүн аткарып жаткандыгын көрсөтүшү керек. Натыйжада, алар жылдык отчеттуулукту жыл ичиндеги иш-аракеттери боюнча ачык-айкындуулук үчүн колдонушту.
Сунуш кылынган идеянын же долбоордун максатка ылайыктуулугунун презентациясы. Идеянын практикалык же практикалык эместигин аныктоо үчүн колдонулган чалгындоо отчеттору деп аталат мүмкүн отчет. Бул отчет эки бөлүктөн турушу керек: кыскача жана отчеттун мазмуну. Мазмун пайдасын, мүмкүн болгон көйгөйлөрдү, чыгымдарды ж.б.у.с. көрсөтөт. сунуш кылынган идеянын. Компания төмөнкүлөргө окшош суроолорду изилдөө үчүн техникалык-экономикалык отчетун колдоно алат:- Бул долбоор бюджеттин чегинде бүтсө болобу?
- Бул долбоор пайдалуу болобу?
- Бул долбоорду белгиленген убакыттын ичинде бүтүрсө болобу?
Изилдөөнүн натыйжаларын презентациялоо.Иликтөө иштери көйгөй же көйгөй боюнча изилдөө сунуштоо. Адатта, бул белгилүү бир теманы терең карап чыгуу жана бөлүмдөрдү камтышы керек: кыскача мазмун, киришүү, изилдөө методикасы, алынган натыйжалар, корутундулар жана сунуштар. Тиешелүү изилдөөлөр дагы ушул отчетто камтылышы керек.- Мисалы, компания кызматкерлердин фойесинде тамеки тартууга тыюу салуу же тыюу салбоо жөнүндө жалпы компания боюнча изилдөө жүргүзүшү мүмкүн. Оператор иликтөө иштеринин отчетун даярдайт.
Үзгүлтүксүз мониторинг жүргүзүү аркылуу компанияңыздын саясатын, өнүмүн же бизнес процессин өркүндөтүүгө жардам бериңиз. Жумалар, айлар, кварталдар ж.б. сыяктуу белгиленген убакыт аралыгы боюнча түзүлөт. Мезгилдүү отчеттор натыйжалуулук, пайда жана чыгым же башка критерийлер белгилүү бир убакыт аралыгында толук каралып чыгышы мүмкүн.- Мисалы, ай сайын, фармацевтикалык сатуунун өкүлү, алардын сатуу чалууларынын санын чагылдырган стол түзүп берет.
Белгилүү бир кырдаал жөнүндө отчет. Белгиленген мөөнөттөрдөн айырмаланып, белгилүү бир кырдаалдар талап кылынат кырдаалды кабарлоо. Бул жердеги кырдаал семинардан алынган маалымат сыяктуу жөнөкөй же табигый кырсыктын кесепеттерин жоюу боюнча отчеттуулук сыяктуу татаал болушу мүмкүн. Бул отчет бөлүмдөрдү камтыйт: киришүү, мазмуну жана корутундулары. Киришмени колдонуп, окуяны аныктап, отчеттун мазмунунда эмне камтыларын карап чыгыңыз. Корутунду ушул кырдаалда зарыл болгон милдеттенмени же иш-аракетти билдирүү үчүн колдонулат.- Мисалы, катуу шамалдан кийин, башкаруучу кеңешке кырдаал боюнча отчет керек болот.
Көйгөйдүн же кырдаалдын чечимин сунуштаңыз.Салыштыруу отчету Берилген кырдаалды чечүү үчүн бир нече ыкмаларды карап чыгыңыз. Натыйжалардын негизинде жазуучу конкреттүү иш-аракетти сунуш кылат. Ал адатта үч бөлүктөн турат: киришүү, мазмун жана корутунду. Кириш сөздө отчеттун максаты көрсөтүлгөн. Ортоңку бөлүм кырдаалды же көйгөйдү жана мүмкүн болгон чечимдерди / варианттарды сүрөттөйт. Тыянакта мыкты чечим же альтернатива көрсөтүлөт.
- Автоунаа өндүрүүчү ABC компаниясы Азияда завод ачкысы келгенин карап көрөлү. Компания муктаж болгон нерсенин негизинде, отчет тандоону үч өлкөгө чейин кыскартышы мүмкүн. Андан кийин үч мамлекеттин ичинен кайсы заводдун эң мыкты сайты экени жыйынтыкталат.
2-бөлүмдүн 2-бөлүгү: Бизнес отчетун жазуу
Отчеттун максаттарын жана форматын аныктаңыз. Отчеттун жардамы менен эмнеге жетишүү керектигин өзүңүздөн сураңыз. Каалаган максатыңыздын негизинде, жогоруда келтирилген тизмеден ылайыктуу отчеттун түрүн тандаңыз.
- Кандай гана жооп болбосун, максатыңыздын кыскалыгын камсыздашыңыз керек. Эгерде максат так эмес болсо, анда отчет окурмандардын башын гана айландырып, анын ишенимине шек келтириши мүмкүн.
- Мисалы, сиз бөлүмүңүз үчүн чоңураак жарнама бюджетин алгыңыз келсе. Андан кийин отчетто учурдагы бюджетиңизге жана чоңураак бюджетиңизди кантип натыйжалуу пайдаланууга көңүл буруу керек.
Аудиторияны аныктоо. Окурмандарга сырттан келгендер (сиздин компанияда иштебеген адамдар) же ички адамдар кириши мүмкүн. Алардын мурунку билимин же максаттуу темасы менен тааныштыгын эске алып, отчетто келтирилген маалыматты кандайча колдоноорун ойлонуп көрүңүз.
- Сиздин аудиторияңыз ким болбосун, сиз компанияңызга же кардарларыңызга алып келе турган акчанын көлөмүнөн башка ишенимдүү жыйынтык жок экендигин унутпаңыз.
- Бөлүмүңүздө жумуш бөлүштүрүү программасын иштеп чыгып, аудитория башкы кадрлар бөлүмүнүн башчысы, башкы директор жана башкы менеджер экендигин аныктоону каалайсыз. Алардын ушул программага болгон кызыгуу деңгээлин эске алыңыз. Жооп отчеттун тонун түзөт. Эгерде компания буга чейин мындай программаны карап көрбөсө, анда бул отчет стратегиялык жана маалыматтык мүнөзгө ээ болот. Тескерисинче, отчет аз маалыматтуу жана ишенимдүү болушу керек.
Эмнени үйрөнүү керектигин аныкта. Эң кыйын нерсе жазуу бөлүгүндө эмес, корутунду чыгарууда жана аны колдоо үчүн керектүү маалыматтарды топтоодо. Бул көптөгөн көндүмдөрдү талап кылат, анын ичинде маалыматтарды чогултуу жана базарды талдоо. Берилген тема боюнча негиздүү чечим кабыл алуу үчүн сиз жана андан кийин жетекчилик эмнелерди билиши керек?
Отчет үчүн туура маалыматтарды алыңыз. Маалыматтарыңыздын жакшы изилдениши маанилүү. Болбосо, отчетто ишеним жок болуп калышы мүмкүн. Маалыматтарды чогултуу өзү сиз жазган отчеттун түрүнө жараша болот. Тандалган маалымат параметрлеринин кыска жана отчеттун пунктуна шайкештигин текшериңиз.
- Маалыматтар маалыматтын ичинде болушу мүмкүн - аны тез арада чогултуп алсаңыз болот. Мисалы, сатуу бөлүмүнөн бир гана чалуунун жардамы менен сатуу көрсөткүчтөрүн алсаңыз болот. Башка сөз менен айтканда, сиз маалыматтарды алып, тез арада отчетко аласыз.
- Тышкы маалыматтарды ички сактоого болот. Эгерде айрым бөлүмдөр кардарлардын аналитикалык маалыматтарын чогултушкан болсо, анда алардан сураңыз. Мындай тергөө ишин өзүңүз жүргүзүүнүн кажети жок. Бизнес ишинин ар кандай түрлөрү боюнча гетерогендүү болбосо дагы, бизнес-кабарчыга түздөн-түз иликтөө жүргүзүү зарыл эмес.
- Сиз түшүндүрмө / сунуш отчетун жазып жатасыз дейли. Андан кийин сиз сунуштарыңыздан келип чыккан бардык артыкчылыктарды изилдеп, ошол изилдөөлөрдү отчетуңузга киргизишиңиз керек.
Отчетторду уюштуруу жана жазуу. Макетти кантип тандап, отчет жазуу сиздин максатыңызга жараша болот. Мисалы, ылайыктуулук отчетунун макети техникалык-экономикалык отчеттун макетинен айырмаланат. Отчетту кандайча уюштуруу керектиги жөнүндө түшүнүккө ээ болгондон кийин, мазмунуңуздан баштасаңыз болот.
- Байланышкан маалыматтарды өзүнчө бөлүктөргө бөлүңүз. Бизнес отчеттору көптөгөн маалыматтар жана маалыматтар менен алмаштырылышы мүмкүн эмес. Маалыматтарды өзүнчө бөлүктөргө бөлүп уюштуруу - ийгиликтүү бизнес отчетунун ачкычы. Мисалы, кардарлардын талдоосунан сатуу боюнча маалыматтарды бөлүп, аларга өзүнчө аталыштарды коюуга болот.
- Отчетту тийиштүү рубрикалар менен жайгаштырыңыз, ал тез арада көз карандысыз изилдөө катары чыгышы мүмкүн, бирок ошол эле учурда отчеттун негизги максатын колдойт.
- Айрым бөлүмдөр анализге же башкалардын сунушуна байланыштуу болушу мүмкүн болгондуктан, анализдин жыйынтыгын күтүп, ар бир бөлүктү өзүнчө иштетүүгө болот.
Конкреттүү сунуштар менен жыйынтык чыгарыңыз. Жасалган корутунду ачык-айкын жана отчетто келтирилген маалыматтарды кылдаттык менен изилдөөнүн натыйжалуу натыйжасы болушу керек. Тиешелүү болсо, ошол корутундуларга таянып, иш-аракеттердин мыкты жолун так сунуштаңыз.
- Ар бир максат конкреттүү жана өлчөнө турган иш-аракеттерди камтышы керек. Жаңы планды толтуруу үчүн жумуш сүрөттөмөсүндөгү, графиктеги же чыгымдагы бардык өзгөрүүлөрдү жазыңыз. Ар бир доомат түздөн-түз жаңы ыкмаларды - отчетто баяндалган максатты / чечимди чечүүгө жардам бериши керек.
Долбоордун кыскача мазмунун жазыңыз. Долбоордун кыскача баяндамасынын биринчи бети болушу керек, бирок сиз жазган акыркы нерсе болушу керек. Бул кыскача изилдөөнүн натыйжаларын жана тыянактарын, ошондой эле окурман отчетту толук окууну уланта берсе, анда эмне сунушталаары жөнүндө кыскача баяндама келтирилген. Бул тасманын трейлери же илимий макаланын абстракциясы сыяктуу.
- Аткаруучу кыскача кыскача жогоруда аталган, анткени ал бош эмес кеңештин мүчөсү окуй турган дээрлик бирден-бир нерсе. Башчыңызга маанилүү нерселердин бардыгын ушул жерде бериңиз, максимум 200-300 сөз. Калгандары, эгер алар көбүрөөк билгиси келсе, жакыныраак изилдениши мүмкүн.
Керек болсо, колдонула турган маалыматтар үчүн инфографиканы колдонуңуз. Айрым учурларда, сандык маалыматтарды диаграмма же график аркылуу берүү пайдалуу болот. Презентацияңызда түстөрдү колдонуңуз, анткени алар көбүрөөк көңүл буруп, маалыматты айырмалоого жардам берет. Мүмкүн болушунча, аларды окууну жеңилдетүү үчүн, ок чекиттерин колдонуңуз, сандарды колдонуңуз же маалыматтын алкагын түзүңүз. Ошентип, сиз отчеттун калган бөлүгүнөн маалыматтарды бөлүп, анын маанисин көрсөтөсүз.
- Жалпысынан, визуалдык эффекттер чоң фактор болуп саналат, анткени бизнес отчеттуулугун кызыктуу кылат, анткени тексттин жана фигуралардын өзү салыштырмалуу катуу болушу мүмкүн. Бирок өтө эле алыс кетпеңиз, ылайыктуу жана зарыл учурда гана колдонуңуз.
- Текстке толгон жана эч кандай таблицалар же сүрөттөр жок баракча адамды чарчатышы мүмкүн. Сураныч, ошол жердеги мазмунду алкакка алыңыз. Маалымат кутучасы презентацияңызды натыйжалуу жыйынтыктай алат.
Зарылчылыгына жараша булактарга шилтеме берүү. Жүргүзүлүп жаткан изилдөөнүн түрүнө жараша, маалымат булагын түшүндүрүшүңүз керек болот. Ишкердик отчетундагы документ барагынын же шилтеме булагынын максаты - маалымат булагын камсыз кылуу, башкаларга көбүрөөк билүү же каалаган учурда маалыматтарды табуу.
- Сиздин тармагыңызга жараша цитаталарды отчеттоо үчүн туура форматты колдонуңуз.
Аны дагы эки жолу окуп чыгыңыз. Орфографиялык же грамматикалык каталар окурмандардын докладга жетиштүү күч жумшабай жаткандыгыңызды сезиши жана изилдөөнүн натыйжаларынын ишенимдүүлүгүнө шек келтириши мүмкүн. Мындан тышкары, маалыматты так, так жана так келтирүүнү унутпаңыз.
- Мисалы, кооз сөздөрдү ашыкча айтпаңыз же өтө узун сүйлөмдөрдү колдонбоңуз.
- Сленгдерди колдонуудан алыс болуңуз.
- Эгерде доклад да, окурман да белгилүү бир тармак менен тыгыз байланышта болсо, техникалык жаргон же терминологияны колдонсоңуз болот. Бирок этият болуңуз, ашыкча болбоңуз.
- Жалпысынан, ишкердик отчеттор пассивдүү формада жазылат жана пассивдүүлүк жакшы болгон учурлардын бири.
- Жумушуңузду кайрадан окуп жатканда каталарыңызды сагынган учурларыңыз болот, анткени сиз жазган учурдан баштап тааныш болуп калдыңыз. Бөлмөдө дагы бирөөнүн болушун ойлонуп көрүңүз, ал дагы ийгилик жөнүндө отчет бергиси келет, окуп берет. Алынган сын-пикирлерге ачык болуңуз. Катаны жогору жактагылардын ордуна чогуу иштегендер көрсөткөндө жакшы болот. Ар бир комментарийди карап чыгып, отчетту кайра жазыңыз.
Мазмунуңузду түзүңүз. Бизнес отчетторун мүмкүн болушунча формалдуу түрдө түзүңүз, андан кийин оңой көзөмөлдөп, тез окууга мүмкүнчүлүк түзүп, мазмунун түзүңүз. Бардык маанилүү бөлүмдөрдү, айрыкча башкаруунун кыскача баяндамасын жана корутундусун кошуңуз.
Бизнес отчетуңуздун мукабасын жасаңыз. Жакшы, кылдат иликтөө отчетун толтуруунун эң мыкты жолу - аны туура чагылдыруу. Сиз байлоочу материалды, манжеттерди же жакшы кагазды колдоно аласыз. Бул жердеги жыйынтык: бизнес отчету көздүн жоосун алган, көзгө жеңил, окурмандардын кызыгуусун туудурган деңгээлде болушу керек.
- Бул отчетто камтылган бардык таблицаларга жана графиктерге да тиешелүү.
