Автор:
Lewis Jackson
Жаратылган Күнү:
5 Май 2021
Жаңыртуу Күнү:
1 Июль 2024
Мазмун
Иш-чараларды уюштуруу өтө татаал иш окшойт, эгерде сизде алдын-ала план жок болсо, анда иш андан да татаалдашат. Ошентип, мындан сактанууга аракет кылыңыз - бир нече ай алдын-ала даярданып, иш-чара учурунда тынчтаныңыз.
Кадамдар
4 ыкмасы 1: Иш-чарадан бир нече ай мурун пландаштырыңыз
Иш-чаранын максатын аныктаңыз. Уюмуңуздун максатын аныктоо иш-чараңызды туура жолго салууга жардам берет. Коомчулукка билим берүү иш-чарасын пландап жатасызбы? Потенциалдуу демөөрчүлөрдү ишендиресизби? Белгилүү бир адамды же топту мактасаңыз болобу? Бул максатты мүмкүн болушунча кеңири маалымат. Кандай гана иш болбосун (билим берүү, ынандыруу, мактоо ж.б.), неге сен дагы ушундай кыласыңбы
- Муну сиздин миссияңыз жөнүндө билдирүүңүз же ийгилигиңиздин шарты деп эсептеңиз. Каалаган нерсеңизди так билгенден кийин, аны бир топ жеңилдетесиз!
Максаттарды кой.Так Сиз эмнеге жетишүүнү каалайсыз? Иш-чарага келген адамдардын саны эмес, анын болгондугу эмес - иш-чара кандай болушун каалайсыз? Сиздин уюмга 5 жаңы мүчө барсызбы? 20 миллион донг өстүрдүңүзбү? Башка адамдардын аң-сезимин өзгөртүү керекпи? Баарын кубандырасызбы?- Иш-чарадан эң көп каалаган 3 жыйынтык жөнүндө ойлонуп, аларды ишке ашырууга көңүл буруңуз. Бир финансылык максатты, бир социалдык максатты жана бир жеке максатты таразалап көрсөңүз болот - бул сизге байланыштуу!
Ыктыярчыларды чогулт. Сизге уюштуруу комитетинин ар кандай чөйрөлөрүндө жакшы жана жакшы мүчөлөр керек. Алар сизге иш-чараларды пландаштыруудан, бюджетке каражат бөлүүдөн, чакыруу кагаздарын жөнөтүүдөн, плакаттарды жасалгалоодон, конокторду тосуп алуудан жана иш-чарадан кийин тазалоо иштеринде жардам бере алышат. Башка сөз менен айтканда, алар жумушту бүтүрүүгө жардам берет. Мүмкүн болсо, ишеничтүү волонтерлорду табыңыз!- Уюштуруучулардын жана иш-чаралардын менеджерлеринин сиз планда белгиленген графикке ылайык иштешин камсыз кылыңыз. Тараптардын кызматташуусу сиздин ишиңизди жеңилдетет. Бирөөдөн жардам сураганда, башынан эле андан үмүттөнгөнүңүздү жана алардын иш-чарага катышуу деңгээлин тактап бериңиз.
- Эгер ыктыярчы таба албасаңыз, иш-чаралар тобун жалдаңыз! Бул сиз өткөрүп жаткан иш-чаранын түрүнө толугу менен көз каранды. Иш-чараны өткөрүү тобу менен ижарага алсаңыз болот, же үчүнчү тараптан жалдасаңыз болот.
Болжолдуу бюджет. Бардык чыгымдар, кирешелер, гранттар жана башка өзгөчө чыгымдар бюджетке киргизилиши керек. Эгерде сиз бюджетиңизди түзбөсөңүз, анда сиз иш-чарага жумшаган акчаңызды түшүнбөй туруп, калың кагаздар жана бош капчык менен бүтүрөсүз. Биринчи күндөн баштап реалдуу болуңуз, кийинчерээк таң калбайсыз!- Чыгымдарды азайтуунун жолдорун издеңиз. Акысыз иштөө үчүн ыктыярчыларды жалдай аласызбы? Арендага арзаныраак жерлерди карап көрөлү (мисалы, бирөөнүн үйү)? Чакан, жөнөкөй, бирок ийгиликтүү жолугушуу ийгиликсиз болгон кымбат кечеден алда канча артык экендигин унутпаңыз.
Иш-чаранын убактысын жана ордун аныктаңыз. Бул фактор эң маанилүү иш-чаранын. Сиздин иш-чаранын убактысы жана орду адамдар "Ооба, мен ал жакта болом!" Деп айтуусу үчүн кандай болушу керек? Иш-чараны баардыгы бош болгон учурда жана ижараңыз жетиштүү бир ыңгайлуу жерде өткөргүңүз келет!
- Сиз жашаган коомдун расписаниесин карап чыгып, иш-чарага кимдер катышып жаткандыгын карап чыгыңыз. Эгер сиз үй кожойкелерин көздөп жатсаңыз, анда күндү жана коңшулаш иш-чараларды уюштуруу эң жакшы чечим болуп саналат (кошумча бала багуу кызматын көрсөтсөңүз болот). Студент катышуучу болсо, иш-чараны шаардын борборунда жуманын бир күнү кечинде өткөрүңүз. Мүмкүн болсо, алардын ордуна барыш керек Ассамблея.
- Албетте, алдын-ала ээлеп койсоңуз боло турган иш-чаралар өтө көп болот. Бул жерлерди тез арада ижарага алуу үчүн биз менен байланышыңыз. Алар сиз ойлогондон дагы кымбат болушу мүмкүн!
Логистиканы карап көрөлү. Логистика жөнүндө ар тараптан ойлонуш керек. Унаа токтотуучу жай кандай болот? Майыптардын катышуу мүмкүнчүлүгү? Иш-чара мейкиндиги менен эмне кыла аласыз? Сизге кандай жабдыктар керек? Сизге акы төлөө үчүн кошумча бир нерсе керекпи (мисалы, спикердин ичимдиктери, төш белгилер, басылмалар)? Иш-чара ийгиликтүү өтүшү үчүн канча адам талап кылынат?
- Иш-чаранын бардык аспектилерин карап чыгуу үчүн уюштуруучулардын мүчөлөрү менен ой жүгүртүү жана талкуулоо өтө маанилүү. Кандайдыр бир тоскоолдуктар барбы? Конокторго жата турган жер керекпи? Кандай өзгөчө кырдаалдар талап кылынат?
Маркетинг жана жарнама жөнүндө ойлонуңуз. Иш-чарага даярданып жатканда, плакаттын долбоорун куруңуз. Плакатта датасы, убактысы, жайгашкан жери, негизги коноктору, иш-чаранын аталышы жана иш-чаранын темасы же темасы жөнүндө маалымат камтылышы керек. Даярдык көрүү убактысы эрте болгондуктан, бул материалдарды кылдаттык менен ойлонууга көп убакыт сарптасаңыз болот, бирок бөлүктөрдүн бардыгы биригишин көрүү үчүн баштапкы долбоорду түзүшүңүз керек!
- Иш-чараны жайылтуунун башка жолдору жөнүндө ойлонуп көрүңүз. Электрондук каттарды жөнөтөсүзбү? Почта почтасы? Фейсбукта, Твиттерде же онлайн иш-чаралардын бир катар сайттарында маалымат берүү (кийинчерээк булар жөнүндө)? Сага эмне керек чейин адамдарды тартуу үчүн иш-чаралар жана сизге эмне керек in аларды кармоо үчүн иш-чаралар?
Кайра уюштуруу. Балким, сиз азыр башыңызды айлантып жаткандырсыз. Терең дем алып, Excel программасын ачыңыз. Иш-чарада иш-чаралардын графигинин долбоорун даярдаңыз. Ойлоруңузду иреттөө үчүн бир нече Excel таблицаларын колдонуңуз. Бул учурда керексиз документтер болуп сезилиши мүмкүн, бирок жакынкы эки айдын ичинде өзүңүзгө кам көргөнүңүз үчүн өзүңүзгө ыраазы болосуз.
- Ар бир иш-чара үчүн иштөө графигин (мөөнөттөрү менен) иштеп чыгуу. Уюштуруучулардын бардык мүчөлөрүн, качан жана кайсы жерде керектигин жазыңыз. Ушундай жол менен, кийинчерээк жумуштарыңыздын графигин түзүп, суроолордон алыс болуңуз.
4-ыкманын 2-ыкмасы: Иш-чарага чейин 2 жума бою график түзүңүз
Баары даяр экендигин текшериңиз. Убакытты, жайгашкан жерди, негизги конокторду, иш-чаранын уюштуруучусун, иш-чаранын аталышын жана белгилерин аныктаңыз. Болобу? бир нерсе Биз адашып кете алабызбы? Акыркы мүнөттө өзгөрүүлөр болушу мүмкүнбү? Ушул учурда, бардыгы ак жана кара кагазда кандай болсо, ошондой ачык-айкын болушу керек.
Уюштуруучулардын мүчөлөрү менен жолугушуу. Бюджетке, графикке ж.б.у.с уюштуруучулардан жана иш-чаралардын менеджерлеринен. Азыр суроолор менен күрөшүүгө туура убакыт келди. Ар бир адам өз милдетин али түшүнө элекпи? Аларга баардыгы ыңгайлуубу?
- Дагы бир жолу уюштуруучулар жана волонтерлор менен жолугушуп, мүмкүн болгон көйгөйлөр жөнүндө ойлонуп көрүңүз. Бул иш-аракеттерди пландаштырууга эң сонун убакыт.
- Уюштуруучулардын ички көйгөйлөрү болбошу керек. Бардык бөлүм башчылары, уюштуруучулар жана волонтерлор менен байланышып туруңуз.
Жумушту ар кандай адамдарга бөлүштүрүп, тажрыйбасы бар адам бардык иш-аракеттерди координацияласын. Эгер бул өзгөчө масштабдуу иш-чара болсо, бир адамдын көзөмөлү астында ар кандай иш-аракеттерди координациялоо үчүн бир нече адамды дайындаңыз. Бул лидерге уюштуруучулардын мүчөлөрү ишениши керек.
- Иш-чаранын алдында конокторду тосуп алууга жана баарлашууга убакыт бөлүү үчүн бирден эки мүчөгө чейин бөлүшүңүз.Негизинен, алар кабыл алуучу, бардык конокторду көтөрүү жана бул конокторго аларга кам көрүлүп жаткандыгын көрсөтүү үчүн жооптуу.
Иш-чарага байланыштуу бардык онлайн баракчаларды жаңыртып туруңуз. Сиз Facebook жана Twitterди мурунтан эле билсеңиз керек, бирок Eventbrite, Evite жана Meetup сыяктуу башка көптөгөн онлайн сайттарды тааныта аласыз. Эгер сиз бул баракчаларды эч качан укпаган болсоңуз, анда азыр издеңиз! Эгерде сиздин иш-чара чет өлкөдө болуп, билеттерди онлайн сатууну кааласаңыз, Ticketbud пайдалуу.
- Жана албетте, иш-чаранын онлайн баракчасын, блогун же Facebook баракчасын жаңыртыңыз. Сиз иш-чаранын эстеткичтерин жөнөтүп, сүрөттөрдү жарыялап, окуялардын жоопторун башкара аласыз. Интернетте канчалык активдүү болсоңуз, иш-чара ошончолук кеңири кулач жайып баратат. Эгер сиз бак өстүрүү, үйдү жасалгалоо же башка чыгармачыл тармактарга байланыштуу иш-чараны өткөрүп жатсаңыз, анда Pinterest колдонсоңуз болот.
Коноктордон демөөрчүлүк жана башка акча булактарын чогултуп алыңыз. Жакынкы апталарда чыгымдардын түрлөрү көп болот жана анын бардыгын өзүңүз төлөгүңүз келбейт! Баштапкы чыгымдар үчүн бир аз тырышыңыз - иш-чара өткөрүлө турган жерди ижарага алуу, шаймандар же банкет кечеси болобу? Ошондой эле, иш-чарага даярданууну баштоодон мурун жогоруда көрсөтүлгөн суммалардын бир бөлүгүн төлөөгө туура келиши мүмкүн.
- Документтер, сертификаттар, эсеп-фактуралар жана башка документтер менен иштөө тутумун курганыңызга ынаныңыз. Келечектеги маалымат үчүн бардык документтерди сакташыңыз керек, ошондуктан канчалык эрте уюшулган болсоңуз, келечек ошончолук ыңгайлуу болот, айрыкча өнөктөшүңүз кесипкөйлүк менен иштебей калганда.
Иш-чараны илгерилетүү. Басылмаларды даярдаңыз, жарнамаларды жарыялаңыз, басма сөзгө жарыялаңыз, чакыруу кагаздарын, телефон чалууларды, электрондук почта байланыш топторун жөнөтүңүз, мүмкүн болуучу катышуучулар же демөөрчүлөр менен таанышыңыз. Сиздин иш-чараңызды адамдар кайдан билишет жана кандайча катышышат? Берген маалыматыңыздын толук экендигин текшериңиз, кээ бир суроолордун себептерин эске албаганда - коноктун кызыгуусун арттыруу керек!
- Максаттуу аудиторияңыз жөнүндө ойлонуңуз. Эгер сиз аксакалдарды чакыргыңыз келсе, анда Snapchat программасы аркылуу билдирүүлөрдү жөнөтүп, убакытты текке кетирбейсиз. Алар барган жерлерге барып, угуучуларыңыз колдонуп жаткан шаймандарды колдонуңуз.
Иш-чарага керектүү буюмдарды чогултуп алыңыз. Бул буюмдарда медаль, оюн, сувенир, сыйлык же сертификат болушу мүмкүн. Тажрыйбасыз адамдар көңүл бура албаган майда-чүйдө нерселер көп, бирок сиз баардык кичинекей факторлорду билишиңиз керек. Эмеректерди, үн чыгаруучу жабдыктарды, столдорду, дасторкондорду жана башка ири, маанилүү буюмдарды унутпаңыз!
- Бул дагы бир нерсени ойлонууга убакыт бөлүшүң керек. Даярдоону унуткан 5 нерсени тапканга чейин токтоп калбаңыз - шариктуу калемдерден жана аптечкалардан, батарейкаларга, муз текчелерине жана узартуу зымдарына чейин. Ар кандай кырдаалга даяр болгуңуз келет.
Сорттоо баары. Видео жаздырууну уюштуруу. Коноктор үчүн ташууну уюштуруу. Тазалоочу топко тамак уюштуруу. Тизме түбөлүккө уланышы мүмкүн, бирок иреттебей туруп, сиз иш-чараны уюштура албайсыз!
- Тамак-аш жана суусундук даярдаңыз. Бул учурда мүмкүнчүлүгү чектелген адамдар үчүн атайын жайларды уюштуруу үчүн ыңгайлуу учур. Коноктордун вегетериандык же тамактануунун башка муктаждыктары бар экендигин текшериңиз. Көпчүлүк онлайн иш-чараларды билет сайттарында "өзүңүзгө өзүңүз суроолоруңуз" деген бөлүм пайда болот, бул сиздин конокторуңуздун өзгөчө суроо-талаптарын баалоого жардам берет.
- Парта жана отургучтарды, көшөгө, микрофондорду, колонкаларды, компьютерлерди, проекторлорду, подиумдарды даярдаңыз - иш-чара өтө турган жерде талап кылынган нерселердин бардыгы.
Байланыштар тизмеңизди даярдаңыз. Сизде уюштуруучулардын телефон номерлери, даректери жана электрондук даректери болушу керек. Ушундай эле тизмени VIP (өзгөчө маанилүү коноктор) жана товарларды же кызматтарды көрсөтүүчүлөр менен түзүңүз. Кимдир бирөө келбей калса же кечигип калса, бул тизме менен колдонсоңуз болот.
- Банкет командасы кечигип калды дейли. Эмне кыласыз? Байланыштар тизмесин дароо алып, аларга чалыңыз. О, алар сени ойлошот деп ойлошот аны алуу үчүн жерге Майдаланган чочконун эти 90 килограммбы? Кандай болсо дагы. Сиз тизмени А мырзага бересиз, ал жүк ташуучу унааны алып, кагаздагы эт чогултуу дарегине барат. Сиз кырсыктын алдын алдыңыз. Эми сиз бул тейлөө тобун жалдап же так көрсөтмө бербөө керектигин билесиз!
Иш-чара өтүүчү жерге уюштуруучулар менен барыңыз. Айланаңызга байкоо салып, унаа токтоочу жайга, дааратканаларга, бөлмөлөргө жана эшиктерге баа бериңиз. Жакын жерде көчүрмө жасап, телефон чалып, керектүү нерселерди сатып ала турган жерлерди издеңиз. Жалпысынан, иш-чара өтө турган жерди колуңузга алыңыз.
- Ал жерди ижарага алуу үчүн байланышкан адамыңыз менен сүйлөшүңүз. Алар өткөрүлө турган жерди башкаларга караганда жакшыраак түшүнүшү керек. Сиз билишиңиз керек болгон көйгөй барбы? Чектелген убакыт? Эшик белгилүү бир убактарда жабыкпы? Мындай болбойт деп үмүттөнөм, бирок өрт сигналын текшерүүнүн графиктери жөнүндө да билип алыңыз.
4 ыкмасы 3: Иш-чарага чейин 24 сааттын ичинде даярданыңыз
Аста-аста. Сиз муну жасай аласыз. Өзүңүздү тынч алып, эч нерсеге түшүнбөй, тынчсызданбаңыз. Сиз бир нече айдан бери даярдандыңыз! Баары жакшы болот. Канчалык жайлуу болсоңуз, тайпалаштарыңыз канчалык тынч болсо, иш-чара ошончолук жайбаракат өтөт. Мындан тышкары, баары жакында бүтөт!
- Олуттуу, сиз кыла аласыз. Бардык мүмкүн болгон көйгөйлөрдү ойлонуп, колуңуздан келгендин бардыгын жасадыңыз - эгер бир нерсе туура эмес болуп кетсе, анда көйгөйдү кантип чечүүнү билесиз. Эсиңизде болсун: эч ким сизди күнөөлөй албайт. Ызы-чуу конок, тамак жакшы эмес - адамдар анын бардыгын башкара албастыгыңызды түшүнүшөт. Эс ал. Сиз жакшы болосуз.
Акыркы жолу уюштуруучулардын мүчөлөрү менен текшерүү. Бардыгы менен иш-чара өткөрүлө турган жерге жетүү жолдору жана качан келүү керектиги жөнүндө сүйлөшкөнүңүздү текшериңиз. Сиз эң көп каалабаган нерсе, иш-чара күнү бүт уюштуруучулар сизге чалганда, анткени сиз арткы кире бериштин кайда экендигин билбейсиз.
- Эч ким эч нерсе айтпаса да, сизге суроо бербесе дагы, башкалардын маанайын билүү үчүн бүт күчүңүздү жумшаңыз. Алардын бардыгы өз ишине канааттанабы? Алар бири-бири менен тил табышабы? Андай болбосо, баардыгы менен сүйлөшүп, түйүндү алып салууга аракет кылыңыз. Балким, кимдир бирөө башка бөлүмгө кирип кетет же башкалар менен иштешет.
Бардык чакырууларды жана жоопторду текшериңиз. Конокторду Excel таблицасында тизмелеп, адамдардын санын эсептеңиз. Көпчүлүк иш-чаралар үчүн катышуучулардын саны тастыкталат эмес иш-чарага иш жүзүндө катышкан адамдардын санын көрсөтөт. Сизде 50 валидатор болушу мүмкүн, бирок аягында 5 гана же 500 адамга чейин катышат. Сиз валидаторлордун санын билишиңиз керек, бирок катышуучулар аз же өтө көп болгон учурда кырдаалды жөндөөгө даяр болуңуз!
- VIP конокторго иш-чара жөнүндө эскертип коюңуз. "Ооба, туура. Эртең андай эмеспи?" - дегендердин санына таң каласың. Жөнөкөй чалуу же тексттин жардамы менен сиз андан сактансаңыз болот.
Иш-чара өткөрүлө турган жерге барып, бардыгы даяр экендигин текшериңиз. Бөлмө тыкан жана даярбы? Электрондук шаймандар орнотулуп, иштеп жатабы? Керек болсо, кандайдыр бир шайманды алдын-ала орното аласызбы? Кызматкерлер иш-чарага толугу менен даярдандыбы?
- Иш-чаранын колдоочулары жетиштүү экендигин текшериңиз. Табигый нерсе, эгерде сизге керек болгондон көп колдоочуларыңыз болсо. Сиз кимдир бирөөнөн шашылыш кырдаалды сурап, конокко көңүл бурушу керек же күтпөгөн көйгөйдү чечишиңиз керек. Же сиз билесизби, сизге дагы кофе куюп берген адам керек болушу мүмкүн.
Иш-чаранын катышуучулары үчүн топтомдорду даярдаңыз. Бул комплектте суу бөтөлкөсү, момпосуй, жабышча кагаз, шарик калем, брошюра жана башка керектүү маалыматтар камтылышы мүмкүн. Кичинекей сувенирлерди кошкуңуз келсе, жакшы идея.Бул иш-чара туура уюштурулгандыгын жана ошол эле учурда конокторду баалагандыктарын көрсөткөн эң сонун окуя.
- Бул топтом конокторго же уюштуруучуларга, же экөөнө тең ылайыктуу болушу мүмкүн! Гранола жана шариктуу калем кимге жакпайт?
Иш-чара жөнүндө маалыматтын графиги (чуркоочу барак же чуркоочу барак). Бул жерде убакыт жана / же бөлүмгө бөлүнгөн бардык керектүү маалыматтардын тизмеси келтирилген. Маанилүү иш-чаралар менен бир нече мүнөттүн ичинде тапшырма программасын даярдаңыз. Иштеп жаткан барактын шаблону толугу менен сиз өзүңүз чечесиз. Жөн гана окууга оңой болушу үчүн маалыматты минимумга жеткирүүгө аракет кылыңыз.
- Эгер чын эле кыйын болсоң, ушуларды кур түрлөр башка иштөө баракчасы пайдалуу болушу мүмкүн. Спикерлер башка коноктордун тизмесин кайда жана качан болоорун билгиси келет. Уюштуруучулар шаймандардын тизмесин, убакытты жана тазалоо пландарын каалашат. Иштеп жаткан баракчаны курууга жетиштүү убакыт болгондо, бул сизге бир топ пайдалуу болот.
Иш-чара өткөрүлө турган буюмдардын тизмесин түзүңүз. Иш-чарага барганда кандай жаман болот, бардыгы даяр, баары баарыңар ошол жердесиңерби, жана үйдө 12000 кесени унутуп калгандыгыңарды билесиңерби? Бул жаман. Сен анын бардыгын кыйраттың. Ошентип, тизме түзүп, дагы бир жолу текшерип, бардык ингредиенттерди алып келиңиз!
- Эгерде буюмдар ар кайсы жерге чачырап кетсе, анда ар бир адамга белгилүү бир тапшырма бериңиз. Муну менен, 8 саат бою чуркап, ушул нерселерди дүрбөлөңгө салып чогултуунун кажети жок. "Бир дарак жаш болбойт, үч дарак топтолот, ошондуктан тоо бийик" - деп илгерки элдер айткан.
4 ыкмасы 4: Иш-чаранын күнүн көзөмөлдөө
Иш-чара болгон жерге уюштуруучулар жана ыктыярчылар менен эрте келиңиз. Баарынын катышуусуна жана электрониканын талаптагыдай иштешине көз салыңыз. Акыркы мүнөттө суроолоруңуз барбы? Убакыт болсо, алкоголсуз суусундуктарды ичип, бөлүшүп, баарына дем-күч берип, эс алалы! Сиз муну жасай аласыз. Сен даярсың.
- Уюштуруучунун атайын төш белгини тагынышын же айрым таанымал буюмдарды колуна көтөрүп жүргөндүгүн текшериңиз, ошондо иш-чаранын катышуучулары зарылчылык болгондо жардам сурай алышат. Кээде хаки костюмдары жетишсиз.
Ар кандай нерселер, ичинде жана сыртта. Почта кутусуна шарлар керекпи? Бөлмөнүн бурчундагы плакаттар? Эшик жана коридор бойлору жөнүндө эмне айтууга болот? Эгер коноктор иш-чаранын өткөрүлө турган жерине жетүү үчүн башаламан лабиринт аркылуу өтүшү керек болсо, анда сизге жол көрсөткөн көптөгөн белгилерди коюңуз.
- Имараттын алдындагы тосуп алуучу баннерлер жана башка маалымат такталары өзгөчө жардам берет. Элдер иш-чара өтө турган жерди көчөдөн тааный алышын каалайсыз. Буга таң калыштуу эч нерсе жок!
- Иш-чарада алдыңкы парта жана катталган коноктор бар. Эшиктен киргенде, коноктор эмне кылышы керек экендигин так көрүшү керек. Болбосо, алар белгисиздик жана ыңгайсыздык абалында айланып жүрүшөт. Жогоруда айтылган кабыл алуу бөлүмү эсиңиздеби? Сураныч, конокту тосуп алуу жана жооп берүү үчүн эшиктин жанында турган адамды дайындаңыз.
- Калкып жаткан музыка! Музыка иш-чарада уялчаак маанайды өчүрөт.
Иш-чаранын катышуучулары эмне болуп жаткандыгын билип тургула. Эгер спикер кечигип калса, иш-чараны кечиктирүү жөнүндө эскертүү беришиңиз керек. Эгерде тамак күтүлгөндөн узагыраак убакытты алса, иш-чарага келген коноктор күн тартибиндеги өзгөрүүлөр жөнүндө билиши керек. Иш-чаралардын пландаштырылгандай өтүшү өтө сейрек кездешет, андыктан графиктер так аткарылбаса, тараптар сүйлөшүп турушу керек.
Сүрөткө тартыңыз! Бул жөнүндө жазып койсоңуз болот. Ошол эле учурда, иш-чаранын көз ирмемдерин чагылдыруу үчүн камера кармаган адамды көргөндө, элдер аябай толкунданат. Демөөрчүңүздүн баннерин, баннерин, тосуп алуу дарбазасын, кабыл алуу жайын ж.б. сүрөткө тартыңыз. Бул сүрөттөрдү кийинки жылга колдонсоңуз болот!
- Мүмкүн болсо, досуңузга же кесипкөй фотографка тапшырма бериңиз. Сизде жетиштүү жумуш бар! Коноктор менен маектешип, тамактануу керек, андыктан фотосессияны башка бирөө карашы керек.
Иш-чарадан кийин документтерди коюу. Сиз коноктордун түшүнүгүнө кандайдыр бир идея киргизген болушуңуз керек жана алардын иш-чарадан конкреттүү ойлор, ой жүгүртүүлөр же чечкиндүүлүк менен кетишин каалайсыз. Андыктан брошюра же алар алып келе турган буюмдарды даярдаңыз кийин окуя.
- Ушул бөлүмдүн акыркы иш-чарасы боюнча сурамжылоону карап көрүшүңүз мүмкүн. Кийинки иш-чарада эмнени өркүндөтө тургандыгын жана эмнени каалаарын айтып берүү үчүн, аларды камсыз кылыңыз. Албетте, алар кантип катыша алышат!
Иш-чаралар өткөрүлө турган жайларды тазалаңыз! Электр эсептегичти текшериңиз, баннерлерди алып салыңыз, эмеректерди тазалаңыз жана башкалар. Сайттын баштапкы абалына келишин каалайсыз - айрыкча ижара акысын төлөп, кайра кайткыңыз келгенде. Ошондой эле, мейманканаңыздын провайдери кошумча акы төлөөдөн качса болот. Тазалоо процесси мүмкүн болушунча тез жана жумшак болушу үчүн жумушту бирдей бөлүңүз.
- Артында баалуу буюмдар калбагандыгын текшерип, текшерип көрүңүз. Андай болсо, жоголгон буюмдун формасын даярдаңыз.
- Эгер кандайдыр бир нерсени бузуп алсаңыз, байланышкан адамга ал жерди ижарага алуу жөнүндө кабарлаңыз. Чынчылдык жана ачыктык ар дайым эң жакшы мамиле.
- Мүмкүн болушунча таштандыны алып салыңыз. Андан кийин техникалык тейлөө бөлүмү колго алат.
Иш-чарадан кийинки миссиялардын баарына кам көрүңүз. Сиз уюштурган иш-чаранын түрүнө жараша, иш-чарадан кийин сизде эч нерсе жок болушу мүмкүн, же ыраазычылык билдирүү үчүн адамдардын узун тизмеси жана күтүлүп жаткан квитанциялар болот. Баштоо үчүн бир нече идея:
- Уюштуруу комитетинин бардык мүчөлөрүнө, айрыкча демөөрчүлөргө жана ыктыярчыларга рахмат. Аларсыз иш-чара уюштура албайсыз!
- Акча маселесин аягына чейин чыгарып, чечип алыңыз. Бул мүмкүн болушунча тезирээк жасалышы керек, кемчиликтер канчалык аз болсо, ошончолук жакшы болот.
- Сизге жардам бергендерге ыраазычылык кечесин өткөрүңүз. Сиз өзүңүздүн командалаштарыңыздын ыраазычылыгын сезип, ошол эле учурда демөөрчүлөрүңүз алардын өзгөрүүлөрдү жана жакшы себептерди алып келгендигин көрүшүн каалайсыз.
- Сувенирлерди же башка басылмаларды кызыкдар тараптарга таркатыңыз.
- Эсеп-фактураларды демөөрчүлөргө жана башкаларга өткөрүп бериңиз.
- Сүрөттөрдү иш-чаранын онлайн баракчасына жайгаштырыңыз.
Тажрыйбаларды үйрөнүү жана кийинки жолу андан да жакшы иш кылуу үчүн жолугушуу өткөрүңүз. Баары бүткөндөн кийин, эмнени кааласаңыз башкача кыласыз? Эмне иштейт, эмне иштебейт? Ушундай иш-чараны өткөргүңүз келеби? Сен эмне үйрөндүң?
- Баарынан жооп алсаңыз, алардын бардыгын окуп чыгыңыз. Коноктордон эч кандай жооп албасаңыз дагы, иш-чаранын уюштуруучусунан сураңыз! Алар кандай деп ойлошот? Аларга ошол убакыт жактыбы? Гранола тилкеси менен калем акысыз болгондугу үчүн эле болсо керек, туурабы?
Кеңеш
- Документтердин тизмеси:
- Убактылуу бюджет
- Иш-чаралардын графиги (иш-чаранын ар бир программасынын убактысы)
- Чакыруу
- Коноктор тизмеси
- Иш-аракеттер планы
- Иш графиги (аяктоо графиги)
- Пресс-релиздер үчүн документтер
- Кеп
- Катышуучулардын тизмеси
- Тараптардын сүйлөгөн сөздөрү (баяндамачынын резюмесин тиркөө)
- Жумуш программасы
- Расписание бир нече мүнөткө бөлүнөт
- Байланыш тармактарынын тизмеси (уюштуруучунун телефон номери)
- Алып келүүчү буюмдардын тизмеси
- Аткарыла турган иштердин тизмеси
- Иш-чаралар жөнүндө отчеттор (басуу жана башкалар үчүн)
- Иш-чаранын алдында жеке адамдарды / бөлүмдөрдү төмөнкү багыттар боюнча жооптуу кылыңыз:
- Донорлор
- Катышуучулар
- Маанилүү конок, баяндамачы
- Дизайн, басып чыгаруу, макалаларды чогултуу жана ошол өнүмдөрдү баалоо
- Сыйлыктар, сувенирлер, белектер, баннерлер, сертификаттар
- Унаалар, коомдук тамактануу, иш-чаралар өткөрүлүүчү жай, жасалгалоо, көшөгө, унаа токтотуучу жай
- Медиа, PR (тышкы байланыштар), Маркетинг
- Жайгашкан жерди тандоодо жана бааларды сүйлөшүүдө эске алуучу факторлор:
- Сайттын сыйымдуулугу (катышуучулардын саны, расмий катышпагандардан тышкары)
- Тамак-аштын жеткиликтүүлүгү (тамак-аш өткөрүү орду менен камсыздалган учурда)
- Убакыт (иш-чаранын башталышы жана аяктаган убактысы)
- Жарык берүү (иш-чара түнкүсүн болуп калса)
- Кондиционер бар же жок
- Керектүү жабдуулар берилет (микрофон, колонкалар ж.б.)
- Эмерек (эмерек, стол сүлгүлөрү ж.б.)
- Музыка жана көңүл ачуу иш-чараларын өткөрүлө турган жайда өткөрсө болобу (расмий эмес шоу-программалар менен)
- Генератор
- Иш-чара өтүүчү жайга оңой кирүү - мейманкана шаардын борборунда болобу же жокпу (делегаттар эч кыйынчылыксыз катыша алабы)
- Уюштуруучулар үчүн атайын бөлмө, кийим алмаштыруучу жайлар ж.б.
- жалпы баасы
- Окуя болгон күнү төмөнкүлөр үчүн жооптуу адамды / бөлүмдү дайындаңыз:
- Жалпы координация
- Ажаткана
- Тамак-аш
- Талаада иштейт
- Хост (MC)
- Компьютерлер, проекторлор
- Photographer
- Receptionist
- Элдин көзөмөлү жана эл менен PR
- Унаа токтотуучу жай
- Коргоо
- Материалдарды жана материалдарды таркатуу (белектер жана сертификаттар белгилүү бир адамдарга, ошондой эле иш-чаранын бардык катышуучуларына)
- Иш-чаранын датасын чечүүдө эске алуучу факторлор:
- Күнүгө башкы конок жана башка VIP коноктор жеткиликтүү болобу
- Максаттуу аудиторияңыз үчүн кайсы күн жакшы?
- Кандай гана учурда болбосун, ишиңизди жана милдеттериңизди башка бирөөгө өткөрүп бербейсиз.
- Жумуш жооптуу.
- Убактысында келүү. Эгер сиз кечигип жатсаңыз, анда толук жана токтоосуз отчет беришиңиз керек болгон адамга жумуш жөнүндө кабарлаңыз.
- Көйгөйлөр келип чыкса, башкаларды күнөөлөбө, көп ойлонбо жана стрессти күчөт, көйгөйдү чечүүнүн жолдорун изде.
- Өзгөчө кырдаалдарда эвакуациялоо планы бар экендигин текшерип алыңыз. Эгер иш-чара чоң масштабда болсо, анда полиция жана дарыгерлер нөөмөттө турушу керек.
Эскертүү
- Коркпоңуз же стресске кабылбаңыз. Жайбаракат абалда болуу жакшы натыйжаларга алып келет.
- Ар кандай кырдаалга даяр болуңуз. Кээде сиздин көзөмөлүңүздөн чыккан нерселер болот. Эгер сиз уюштуруучулардын мүчөсү болсоңуз, анда кимдир бирөө сизди катуу кыйкырса, ачууланбаңыз, ал адам жөн гана чыңалып турушу мүмкүн. Эгер сиз координатор болсоңуз, стресстен же чочулоодон коркпоңуз. Сураныч, бардыгын токтоолук менен жасаңыз. Мүмкүн болгон жагдайлар жөнүндө ой жүгүртүүгө аракет кылыңыз жана ал кырдаалда эмне кылмаксыз.
