Мазмун

• Басуу
• 3 ичинен 1-бөлүк: Сиздин SOP орнотуу
• 3 ичинен 2-бөлүк: Сиздин SOP жазуу
• 3-бөлүктүн 3-бөлүгү: Ийгиликти жана тактыкты камсыз кылуу
• Сунуштар

Стандарттык Ыкчам Процедура (SOP) тапшырманы этап-этабы менен аткарууга байланыштуу маалыматты камтыйт. Учурдагы SOPту гана өзгөртүү жана жаңыртуу керек, бирок сиз аны толугу менен орнотушуңуз керек болгон жагдайга туш болушуңуз мүмкүн.

Басуу

3 ичинен 1-бөлүк: Сиздин SOP орнотуу

1. Форматты тандаңыз. SOP жазуунун туура жана туура эмес жолу жок. Бирок сиздин компанияңызда каалаган орнотуу жөнүндө түшүнүк алуу үчүн бир нече SOP бар болсо керек. Бар болгон SOP-лорду мисал катары колдонуңуз. Эгерде жок болсо, анда сизде бир нече вариант бар:
   • Жөнөкөй кадамдар менен орнотуу. Бул кыска, мүмкүн болушунча аз натыйжаларды берген жана негиздүү конкреттүү процедуралар үчүн пайдалуу. Чындыгында, керектүү документтерден жана коопсуздук чараларынан тышкары, окурманга эмне кылуу керектигин жөнөкөй сүйлөмдөр менен айтып, ойлордун тизмесинен башка эч нерсе жок.
   • Иерархиялык кадамдар менен орнотуу. Чечимдерди кабыл алууну, тактоону жана терминологияны түшүндүрүүнү талап кылган ондон ашык кадам менен - ​​бул узак процедуралар үчүн жакшы иштейт. Бул жалпысынан белгилүү бир тартипте негизги кадамдардын жана алардын кичи кадамдардын тизмеси.
   • Агым диаграммалары менен орнотуу. Эгерде процедура картага окшош болсо, анда ар кандай натыйжалар болушу мүмкүн, блок-схема мыкты чечим болот. Натыйжаларды туура алдын-ала айтуу мүмкүн болбогондо, ушул орнотууну тандаңыз.
2. Угуучуларың жөнүндө ойлон. SOP жазуудан мурун үч маанилүү нерсени эске алуу керек:
   • Угуучуларыңыз буга чейин эмнелерди билишет? Сиздин коомчулук уюм жана анын жол-жоболору менен таанышабы? Алар терминологияны билишеби? Сиз колдонгон тил окурмандын билимине жана салымына дал келиши керек.
   • Угуучуларыңдын тил жөндөмдүүлүктөрү. Сиздин SOP "" окуса, сиздин тилде сүйлөбөгөн адамдар болушу мүмкүнбү? Эгер ошондой болсо, анда сүрөттөрдү коштомо жазуулары жана схемалары менен кошуу жакшы.
   • Аудиторияңыздын саны. Эгерде сиздин SOPди бир эле учурда көптөгөн адамдар (ар кандай ролдордо) окушса, анда документти пьесада диалог катары орнотушуңуз керек: 1 колдонуучу бир нерсе жасайт, андан кийин 2 колдонуучу ж.б. Ошентип, ар бир колдонуучу өзүнүн кандайча тыгыз иштеп жаткан машинада тиш экенин көрө алат.
3. "Сиздин" билимиңиз жөнүндө ойлонуңуз. Төмөнкү сап бул: Сиз муну жазып берген туура адамсызбы? Бул эмне жөнүндө экенин түшүнүп жатасызбы? Кантип туура эмес болуп калышы мүмкүн? Кантип коопсуз болушу керек? Андай болбосо, жумушту башка бирөөгө өткөрүп бергениңиз оң. Начар жазылган же андан да жаманы, туура эмес жазылган - SOP өндүрүмдүүлүктүн төмөндөшүнө жана уюштуруучулук иштин начарлашына алып келбестен, кооптуу болуп, командаңыздан баштап айлана-чөйрөгө чейин таасирин тийгизиши мүмкүн. Кыскача айтканда, сиз тобокелге салгыңыз келбейт.
   • Эгер сиз бул долбоорду аягына чыгара турган болсоңуз, анда күн сайын процедура менен алектенгендерден жардам суроодон коркпоңуз. Маектешүүлөрдү өткөрүү SOP түзүү процессинин кеңири таралган бөлүгү.
4. Кыска же узун SOPтун бирин тандаңыз. Эгерде сиз протоколду, терминологияны жана башкаларды жакшы билген адамдардын тобу үчүн SOP жазып же жаңыртып жатсаңыз жана текшерүү тизмеси сыяктуу кыска жана так SOPну кааласаңыз, анда аны кыскача сактасаңыз болот.
   • Жалпы максаттан жана башка тиешелүү маалыматтардан тышкары (датасы, автору, ID номери ж.б.), ал кадамдардын тизмесин гана камтыйт. Эгерде кошумча маалымат же тактоолор талап кылынбаса, анда бул жетиштүү.
5. SOP максатын эсиңизден чыгарбаңыз. Сиздин уюмуңузда улам-улам кайталанган жол-жобо менен алектенип жатканыңыз анык. Бирок бул SOP ушунчалык баалуу болгонунун кандайдыр бир белгилүү бир себеби барбы? Анда коопсуздукка басым жасоо керекпи? Шайкештик чаралары? Бул окутуу үчүн колдонулабы же күн сайынбы? Сиздин SOP командаңыздын ийгилиги үчүн зарыл болгон бир нече себептер келтирилген:
   • Стандарттардын сакталышын камсыз кылуу
   • Өндүрүшкө болгон талапты максималдуу жогорулатуу
   • процедуранын айлана-чөйрөгө терс таасирин тийгизбешин камсыз кылуу
   • Коопсуздукту камсыз кылуу
   • Баары графикке ылайык жүрүшү үчүн
   • Өндүрүштөгү кемчиликтерден сактануу үчүн
   • Окуу документи катары колдонулат
     • Сиздин SOP-низде эмнени баса белгилөө керектигин билүү, документтин ошол пункттардын айланасында түзүлүшүн жеңилдетет. Сиздин SOP канчалык маанилүү экендигин билүү дагы оңой.

3 ичинен 2-бөлүк: Сиздин SOP жазуу

1. Керектүү материалды сүрөттөп бериңиз. Техникалык SOPs, эреже катары, процедуранын өзүнө "кошумча", төрт элементтен турат:
   • Титулдук барак. Буга 1) процедуранын аталышы, 2) СОПтун идентификациялык номери, 3) берилген же өзгөртүлгөн дата, 4) СОП таандык болгон компаниянын, бөлүмдүн же бөлүмдүн аталышы жана 5) колтамгалар кирет SOP даярдаган жана бекиткендердин. Бул баракчаны каалаганыңыздай кылып орното аласыз, эгерде маалымат так болсо.
   • Индекс. Бул сиздин SOP узун болсо гана керек, ошондо сиз аны оңой издей аласыз. Жөнөкөй стандарттык орнотуу - бул жерде сизге керектүү нерсе.
   • Сапатты жана сапатты контролдоо. Эгерде аны текшерүүгө мүмкүн болбосо, процедура жакшы болбойт. Керектүү материалдын жана деталдардын бар экендигин текшериңиз, ошондо окурман каалаган натыйжага жеткендигин текшере алат. Бул башка документтер түрүндө болушу мүмкүн, мисалы, баалоо мисалдары.
   • Маалымдама. Бардык келтирилген же келтирилген маалымдама китептеринин тизмеси бар экендигине ынаныңыз. Башка SOP жөнүндө сөз кылганда, керектүү маалыматтын тиркемеде камтылгандыгын текшериңиз.
     • Сиздин уюм мындан башка протоколдорду колдонгон болушу мүмкүн. Эгер сиз мурунтан эле бар болгон СОПтор жөнүндө айта алсаңыз, анда бул түзүмдү таштап, мурунтан бар нерсеге карманыңыз.
2. Процедуранын өзүндө төмөнкүлөрдү сактаңыз:
   • Колдонуу чөйрөсү жана колдонулушу. Башкача айтканда, процесстин максатын, анын чектерин, ошондой эле ал кандайча колдонула тургандыгын сүрөттөп бериңиз. Стандарттарды, регламенттерди, ролдорду жана жоопкерчиликтерди, ошондой эле киргизүү жана чыгарууну кошуңуз.
   • Методология жана жол-жоболор. Бул сөөктөрдүн эти - бардык кадамдарды, анын ичинде керектүү деталдарды жана бардык керектүү шаймандарды санап өтүңүз. Кийинки процедураларды жана чечимдерди эске алуу."Эмне ... болсо" пункттарын жана мүмкүн болгон бузууларды же коопсуздукка байланыштуу маселелерди аныктаңыз.
   • Терминологияны тактоо. Жалпы тилде болбогон кыскартууларды жана сөз айкаштарын аныктоо.
   • Ден-соолук жана коопсуздук боюнча эскертүүлөр. Буларды өзүнчө бөлүмгө киргизиңиз, ошондой эле алар менен байланышкан кадамдардын жанына киргизиңиз. Бул нерселерди кичинекей нерсеге айландырбаңыз.
   • Жабдуулар жана шаймандар. Керектүү нерселерди жана кайсы жабдууларды же жабдуулардын стандарттарын качан жана кайдан таба аласыз деп санап бериңиз.
   • Эскертүүлөр жана көйгөйлөр. Ошентип, көйгөйлөр бөлүмү. Туура эмес нерселер жөнүндө сүйлөшүп, эмнелерге көңүл буруу керек жана акыркы, кемчиликсиз продукт үчүн эмне көйгөй болушу мүмкүн.
     • Сиздин SOP өтө лингвистикалык жана түшүнүксүз болуп калбашы үчүн жана жеткиликтүү нерселерди сактоо үчүн, ар бир темага өз бөлүмүн (көбүнчө номер менен) бериңиз.
     • Бул толук тизме эмес; бул процессуалдык айсбергдин бир чети гана. Сиздин уюм дагы кайсы аспектилерге көңүл бурууну талап кыла алат.
3. Жазганыңыз кыска жана окууга жеңил болсун. Мүмкүн, аудиторияңыз аларды көңүл ачуу үчүн окубайт. Кыска жана таттуу кылып жазыңыз - антпесеңиз көңүлүңүздү жоготуп аласыз же алар документти оңой менен түшүнбөйт. Сүйлөмдөрдү мүмкүн болушунча кыска кылып коюңуз.
   • Мына бирөө жаман мисал: Аларды колдонуудан мурун абадагы кирлердеги бардык чаңдарды тазалап алыңыз.
   • Мына бирөө жакшы Мисалы ": Колдонуудан мурун аба кирүүчү жерлердеги бардык чаңды соруп алыңыз.
   • Жалпысынан "сен" жөнүндө сүйлөшпө. Бул өзү сүйлөйт. Активдүү сүйлөп, сүйлөмүңүздү императив менен баштаңыз.
4. Керек болсо, процесске катышкан кызматкерлерден ишти кандайча аткарып жаткандыгы жөнүндө сурамжылаңыз. Сиз каалаган акыркы нерсе - жөн гана мааниси жок SOP жазуу. Сиз командаңыздын коопсуздугуна, натыйжалуулугуна жана убактысына коркунуч келтиресиз жана буга чейин колдонулуп келген жол-жоболорду эске албайсыз - кесиптештериңиз ыраазычылык билдирбейт. Керек болсо суроолоруңузду бериңиз! Бул туура жасалышы керек!
   • Эгерде түшүнүксүз болсо, ар кандай адамдардан бардык ролдорду жана жоопкерчиликтерди алып келүүсүн сураныңыз. Команданын бир мүчөсү СОПту тутунбашы мүмкүн, ал эми экинчиси кээ бир иш-чараларга катышышы мүмкүн.
5. Тексттин чоң бөлүктөрүн схемалар жана схемалар менен бөлүктөргө бөлүңүз. Эгер сиз өзгөчө татаал бир-эки кадам менен алектенип жатсаңыз, анда диаграмма же диаграмма аркылуу окурмандарыңызга жеңилдете аласыз. Окуу оңой болуп, акылга баарын түшүнүүгө болгон аракетинен тыныгуу берет. Ал эми сизге толук жана жакшы жазылган окшойт.
   • Аларды кооздоо үчүн же SOP'уңузду таасирдүү кылып көрсөтүү үчүн гана колдонбоңуз; муну акылга сыярлык болсо же тил тоскоолдуктарын жеңүүгө аракет кылып жаткан болсоңуз гана жасаңыз.
6. Ар бир барак туура коддолгонун текшериңиз. Сиздин SOP көп SOPs бири экени шексиз. Ошол себептен, сиздин уюм белгилүү бир индекстөө тутумунун негизинде бардыгы сакталуучу маалымат базасын сакташы керек. Сиздин SOP бул индекстөөнүн бир бөлүгү болуп саналат, ошондуктан алуу үчүн кандайдыр бир коддоо түрүнө муктаж. Ошондуктан аны ачык айтыш керек.
   • Ар бир барактын кыска аталышы же ID номери, датасы жана барактын номери болушу керек. Сизге шилтемелер керек болушу мүмкүн; бул сиздин уюмдун ушул учурдагы саясатына жараша болот.

3-бөлүктүн 3-бөлүгү: Ийгиликти жана тактыкты камсыз кылуу

1. Процедураны сынап көрүңүз. Эгерде сиз процедураңызды сынап көргүңүз келбесе, анда сиз аны жетиштүү деңгээлде жаза элек болсоңуз керек. Процесс жөнүндө "чектелген түшүнүгү бар" адамдан (же жалпы окурман өкүлүнөн) сиздин SOP колдонуп, аны жетекчиликке алуусун сураңыз. Алар кандай көйгөйлөргө туш болушат? Эгер бар болсо, аларды чечип, керектүү өзгөртүүлөрдү киргизишиңиз керек.
   • Эң жакшысы, бир нече адамдан SOP анализин алсаңыз болот. Ар кандай адамдар ар кандай нерселерге туш болушат, бул сизге көптөгөн (пайдалуу деп үмүттөнөм) жоопторду берет.
   • Процедураны буга чейин жасабаган адам текшерип көрүшү керек. Алдын-ала билүүчүлүк менен иш кылган адам биринчи кезекте эмес, алдыга умтулуу менен, ал белгини өткөрүп жиберет.
2. SOP процедурасын жүзөгө ашыргандар тарабынан баалансын. Акыры эч кандай мааниге ээ эмес чыныгы үчүн сиздин кожоюндарыңыз SOP жөнүндө кандай ойдо. Бул жердегилер жөнүндө чындыгында кызматташууга туура келет. Андыктан, жогору жактагы жетекчилерге жөнөтүүдөн мурун, жумушту аткарып жаткан же жасап жаткан адамдарга калемиңиздин үзүрүн көрсөтүңүз. Эмне тап ал анын?
   • Аларды тартуу жана процесстин бир бөлүгү кылуу менен, алар ушул СОПту кабыл алышы мүмкүн. Жана алардын, албетте, сонун идеялары бар!
3. Сиздин SOP кеңешчилериңиз жана сапатты көзөмөлдөө бөлүмү тарабынан текшерилсин. Команда жакшы болгондон кийин, аны кеңешчилерге жөнөтсөңүз болот. Алар чыгарманын өзү жөнүндө азыраак айта алышы мүмкүн, бирок орнотуунун жакшы экендигин, эгер сиз бир нерсени унутуп калсаңыз, сизге кабарлап, баарын расмий жана тутумдун бир бөлүгү кылып коюуну сунушташат.
   • Документти бекитүү үчүн расмий маршруттоо тутумдарын колдонуңуз, ошондо уруксат берүү процесси тийиштүү түрдө кол коюлгандыгына ишенесиз. Бул ар бир уюмдан айырмаланып турат. Сиз жөн гана ар ким өз сөзүн айтып, бардык эрежелер сакталганына көзүңүз жетет.
   • Төмөндө кол тамгалар болушу керек. Көпчүлүк компаниялар эми электрондук кол тамгалар менен кыйынчылыктарга туш болушкан жок.
4. Ал бекитилгенден кийин SOP колдонуп баштаңыз. Адегенде тиешеси бар кызматкерлер үчүн тренинг уюштурушуңуз керек, бирок бул кагазыңыз дааратканага илинип калгандыгын билдириши мүмкүн. Мүмкүн болушунча болгула, сиздин эмгегиңиздин колдонулгандыгын текшериңиз! Сиз жасадыңыз. Бир аз таанылууга убакыт келди!
   • Сиздин SOP жаңыргандыгын текшериңиз. Эгер андай болбой калса, токтоосуз жаңыртууну уюштуруп, жаңыртуулардын бекитилгендигин жана документтештирилгендигин текшерип, кайра SOP жөнөтүңүз. Сиздин командаңыздын коопсуздугу, өндүрүмдүүлүгү жана ийгилиги ошого байланыштуу.

Сунуштар

• Жөн гана кадамдарды түшүндүрүү үчүн Голландия колдон.
• Мүмкүн болсо, кызыкдар тараптарды тартууну унутпаңыз, андыктан жазуу процесси иш жүзүндөгү процесстерге дал келиши керек.
• SOP эски версиясынын бар-жогун текшерип алыңыз. Балким, сиз бир нече тез өзгөрүүлөр менен чектелип калышы мүмкүн. Аларды дагы туура документтештирип алыңыз!
• Ар бир жаңы версиясында документ таржымалы бар.
• Окурман процессти туура көзөмөлдөп турушу үчүн, схемалар менен сүрөттөрдү колдонуңуз.
• Айкындуулукка көңүл буруңуз. Бир нече жолу чечмелөө мүмкүн эместигине ынаныңыз. Аны билбеген адамга процедураны көрсөтүп, андан кандай ойдо экендигин сураңыз: сиз дагы күтүлбөгөн нерселерге туш болушуңуз мүмкүн.
• Документиңизди бекитүүдөн мурун текшерип алыңыз.