Мазмун

• Кадамдар
• Кеңештер
• Эскертүүлөр

Кеңседе ишти туура уюштуруу үчүн документтерди эсепке алуунун жана сактоонун эффективдүү системасынын болушу абдан маанилүү. Документтерге мүмкүнчүлүгү бар адамдардын санына карабай, система ар бир адам керектүү документти таба тургандай уюштурулушу керек. Эгерде документтерди жазуу жана сактоо тутумун колдонуу кыйын болсо, анда сиз документтердин баарын кабинетте жоготуп алуудан коркуп колго таштай баштайсыз, натыйжада столуңуз үйүлгөн кагаздарга толуп калат.

Кадамдар

1. 1 Берүү тутумун тандоо. Кандай болбосун, биринчиден, логикалык болушу керек, андыктан ар бир документтин так жайгашкан жерин билесиз. Мүмкүн болгон чечимдер:
   • Алфавиттик. Бул система эң жакшы иштейт, эгер документтериңиздин көбүндө кардарлардын, пациенттердин же кардарлардын аттары камтылса.
   • Тема же Категориялар: Көпчүлүк системалар тема же категория боюнча уюштурулган, алар туура уюштурулганда жакшы иштейт, бирок туура уюштурулбаганда өтө башаламан.
   • Номерленген / хронологиялык. Бул система сатып алуу буйругу же рецепт сыяктуу номерленген же даталанган документтер үчүн эң жакшы иштейт.
2. 2 Документтердин шкафтарында асылып турган папкаларды колдонуңуз. Илинип турган папкалар алынбайт, алар конверттердин кармагычы катары кызмат кылат, аларды сиз кутучалардан алып чыгасыз.
3. 3 Документтерди категорияларга топтоштуруп уюштуруңуз. Эгерде стек бийиктиги 5 смден жогору болсо, аны субкатегорияларга бөлүңүз. Эгерде стек өтө төмөн болсо, аны башка стек менен бириктирип, атын өзгөртүңүз. Стектердин аттары сизге кайсы документти жөнөтүүнү каалаарыңызды оңой аныктоого мүмкүндүк бериши керек.
4. 4 Ар бир стекти кагаз конвертке салып, так жазыңыз. Документтериңизге таза көрүнүү үчүн, чайпалбастан, борборлоштурулган папкаларды колдонуу эң жакшы.
5. 5 Конверттерди илинип турган папкаларга салыңыз. Документтердин көбү үчүн кадимки асылып турган папкалар иштейт, бирок калың же субкатегорияланган документтер үчүн түбү жалпак папкаларды колдонуңуз. Сиз папкаларды каалаган тартипте иреттей аласыз, бирок бул үчүн адатта алфавиттик система колдонулат.
6. 6 Конверттерге окшош аталышта илинип турган папкаларды белгилеңиз. Эгерде сиз вертикалдуу берилүүчү шкафты колдонбосоңуз, папканын сол жагындагы бардык пластикалык өтмөктөрдү жайгаштырыңыз. Экинчи учурда, папкаларды алдыңкыдан артка эмес, ачык суурмадан солдон оңго карай, өтмөктөрдү оң жагына коюңуз.
7. 7 Запастык папкалар менен конверттерди берүү кабинетинин жанында бүктөп коюу керек, ошондо колуңузда учурдагы папкаларга тиешеси жок документ болгондо папканы тез кошо аласыз. Өтө коюу же ичке папкаларды колдонбоңуз. Документтерди иреттөөдө папкалардын аталыштарын өзгөртүүнү унутпаңыз.
8. 8 Жылдын аягында бардык папкаларды алып салыңыз, жаңы кагаз папкаларын ошол эле категориядагы энбелгилер менен толтуруңуз жана аларды документтердин кабинеттерине салыңыз. Учурдагы папкаларга керектүү документтердин бир бөлүгүн өткөрүп берүү үчүн эски папкаларды аралап, калганын архивге жөнөтүңүз.

Кеңештер

• Файлдар кабинетиңизди таасирдүү кылуу үчүн, түстүү коддолгон папкаларды компьютериңизге түстүү тегдерди басып чыгаргыңыз келиши мүмкүн. Бирок өзгөртүүлөрдү киргизүү керек болгондо, мисалы, бир папканы кошуп койсоңуз, туура түстөгү папкалардын түгөнгөнүн жана папкага кол менен кол коюуга туура келгенин көрүп, көңүлүңүз чөгүшү мүмкүн. Жөнөкөйлүк - эң коопсуз нерсе.

Эскертүүлөр

• Эч качан "Ар түрдүү" деп аталган стекти түзбөңүз, антпесе бул документтерди эч качан категорияга бөлбөйсүз.
• Берүү тутумун уюштургандан кийин, тапшыруу кабинетинде тартипти сактаңыз. Документтерди иреттөө жана үстөлүңүздөн алып салуу үчүн күн сайын убакыт бөлүңүз. Документтер кабинетиңиздин үстүнө терең документ себетин коюу азгырыгына каршы туруңуз, антпесе сиз аны толтуруп, башаламан кампага түшөсүз.