Кеңсе файлдарын кантип уюштуруу керек

Мазмун

Кадамдар
3төн 1 бөлүк: иреттөөгө убакыт бөлүңүз
3төн 2 бөлүк: Документтерди жана файлдарды сорттоо
3төн 3 бөлүк: Ай сайын файлдарды түзүү
Кеңештер
Сага эмне керек

Офис файлдарын уюштуруу, айрыкча файлдарыңыз жана документтериңиз көп болсо, татаал иш болушу мүмкүн. Бирок бул оор процесс болбошу керек. Алдын ала пландаштыруу жана файлдык система жөнүндө чечим кабыл алуу сиздин файлдарыңызды бизнес муктаждыктарыңызга ылайыкташтырууга жана маанилүү документтерди эффективдүү издөөнү камсыздоого жардам берет. Бул жерде офис файлдарыңызды уюштурууну баштоо үчүн бир нече кадамдар бар.

Кадамдар

3төн 1 бөлүк: иреттөөгө убакыт бөлүңүз

1 Бир нече жолу баштоо жана токтотуу болбошу үчүн, файлдарыңызды иретке келтирүү үчүн жетиштүү убакыт бөлүңүз. Баштоодон мурун жаңы файлдарды түзүү үчүн жетиштүү папкалар жана жарлыктар бар экенине ишениңиз.

3төн 2 бөлүк: Документтерди жана файлдарды сорттоо

1 Уюштурууну каалаган документтердин жана файлдардын массасын кичине, башкарылуучу пакеттерге бөлүңүз.
- Ар бир пакетти жекече карап чыгыңыз жана файл мейкиндигин азайтуу жана баш аламандыкты азайтуу үчүн ар кандай документтерди жана файлдарды ыргытып же айрып салыңыз.
- Сиз сактоону каалаган документтерди жана файлдарды 2 башка стекке бөлүңүз: 1 жакынкы айларда каралышы керек болгон файлдар үчүн жана 1 архивделе турган жана жакын арада кирүүгө муктаж болбогон файлдар үчүн.
2 Эгер кардар файлдарыңыз болсо, папкаларды алфавиттик тартипте сактаңыз. Мисалы, эгерде ар бир папка адамдын аты же фирманын аты болсо, сиз адамдардын фамилиясы боюнча алфавиттик тартипте уюштурууну ойлонушуңуз мүмкүн. Андай болсо, файлдагы ар бир өтмөктө адамдын фамилиясы, андан кийин аты -жөнү так жазылганын текшериңиз. Папкаларды алфавиттик тартипте сактаңыз, анан кайсы шкафта кайсы тамга менен фамилиялар бар экенин билүү үчүн, шкафтын тартмаларын белгилеңиз.
3 Эгерде сизде бизнестин ар кайсы бөлүктөрү үчүн файлдар болсо, маалыматты категория боюнча сактаңыз. Сизде эсеп -фактуралар, кызматтар же келишимдер үчүн кээ бир файлдар болушу мүмкүн, бул учурда аларды уюштуруу үчүн аларды ар кандай категорияларга бөлүштүрүү керек. Ар бир файлды туура категориясы менен так белгилеп, бардык тиешелүү документтерди ичине салыңыз. Сиз подкатегорияларды түзүшүңүз керек болушу мүмкүн, андыктан сактоочу папканы колдонуп, категориялардын категориясын жана файл папкаларын белгилеңиз.
- Маанилүү документтерди кайдан тез табууну билүү үчүн шашылыш түрдө каралышы керек болгон документтер үчүн файл түзүңүз.
- Файлдарды кабинетте алдыңкы бөлүгүндө убактылуу файлдар жана артында сыдырылган файлдар менен жайгаштырыңыз. Ушундай жол менен, сиз көп иштеткен файлдар дароо жетет.

3төн 3 бөлүк: Ай сайын файлдарды түзүү

1 Жогорудагы ыкмаларды колдонуудан тышкары, Ай (жана Жыл ----) менен белгиленген папкалардын топтомун кошуңуз. Муну дароо аткарууга убактыңыз жок болгондо, жок дегенде документтериңизди ай сайынкы файлга салып коюңуз, андыктан хронологиялык тартипте берилген маалымат менен иштей аласыз. Ошондой эле, бир нерсеге муктаж болгондо, кайдан издөөнү баштоо керек экенин билүүгө кепилдик берет.
- Ай сайын берилүүчү файлдар дагы башка категорияларга туура келбеген документтерди сактоо үчүн жакшы жер.
2 Жылдын аягында, айлык папкаларда эмне калганын карап көрүңүз, жана сизде үлгү - жана сиздин системаңызда жок болгон жаңы файл тобу (категория аты) болушу мүмкүн. Жаңы жылда ага файл түзүңүз.
3 Калган маалыматты бир айга чогултуп алыңыз. Аттуу бир файлда сактаңыз Ар кандай (Жыл ----).

Кеңештер

Офис файлдарыңызды иретке келтиргенден кийин, иретке келиңиз. Файлды башкаруу тутумуңузга шайкеш келиңиз жана бардыгын керек болгон жерге коюңуз.
Жаңы файлдарды башкаруу тутумунда башаламандыкты болтурбоо үчүн кереги жок документтерди ыргытыңыз, кайра иштетиңиз же айрып салыңыз.