Мазмун

• Басуу
• 3-ыкманын 1-ыкмасы: Туура форматты тандоо
• 3 ичинен 2-ыкма: Билдирүүңүздү жазыңыз
• 3 ыкмасы 3: Электрондук почтаңызды жөнөтүүгө даярдаңыз

Көп адамдар расмий электрондук почта билдирүүсүн жазуудан баш тартышат. Сиз адатта жеке жана расмий эмес билдирүүлөрдү жөнөтүү үчүн электрондук почтаны колдоносуз. Мугалимге, жумуш берүүчүгө, кардарга, мамлекеттик агенттикке же башка расмий жерге электрондук кат жөнөтүү керек болсо, анда жөнөкөй көрсөтмөлөрдү колдонсоңуз болот. Билдирүүңүздү так жана так жазыңыз, стилдин, тондун жана форматтын жалпы кабыл алынган стандарттарын аткарыңыз. Электрондук почтаңызды жөнөтүүдөн мурун аны окуп, текшерүүнү унутпаңыз.

Басуу

3-ыкманын 1-ыкмасы: Туура форматты тандоо

1. Бейтарап электрондук почта дарегин колдонуңуз. Колдонуучунун аты, лакап аты же лакап аты эмес, чыныгы аты-жөнүңүздүн варианты болгон электрондук почта дарегин колдонуу жакшы. Сиздин атыңыздан ашпаган, кошумча сандарсыз жана тамгасыз электрондук почта дарегин түзүү үчүн, чекиттерди жана / же дефис же дефис колдонсоңуз болот.
   • Мисалы, [email protected] сыяктуу электрондук почта дареги анчейин профессионалдуу көрүнбөйт. [email protected] дареги болсо, кыйла олуттуу таасир калтырат.
2. Кесипкөй шрифтке карманыңыз. Көпчүлүк электрондук почта тейлөө провайдерлери көп сандаган ар кандай шрифттерди жана жайгашуу стилдерин тандоого мүмкүнчүлүк бербейт. Кандай болбосун, Times New Roman же Arial сыяктуу арип менен расмий электрондук почта аркылуу салттуу стилди карманган жакшы. Comic Sans же Old English сыяктуу кооз ариптерди колдонбоңуз. Ошондой эле төмөнкүлөрдү эсиңизден чыгарбаңыз:
   • Электрондук почтаңызды ариптин көлөмүн, мисалы, 12 өлчөмүндө жазыңыз.
   • Электрондук почтаңыздын мазмунуна жана максаттарына байланыштуу колдонулбаса, курсив, такталган же түстүү шрифттер сыяктуу атайын стилдерден алыс болуңуз.
   • Тексттин бардыгын баш тамга менен жазбаңыз. Баарын баш тамга менен жазсаңыз, алуучуга кыйкырып жаткан окшойсуз.
3. Кыска жана так теманы тандаңыз. Темаңызда электрондук почта эмне жөнүндө экендигин бир нече сөздөн ашык эмес сүрөттөгөн ачкыч сөздөрдү колдонуңуз. Ошентип, сиз электрондук почта дареги жок, өтө эле бүдөмүк же электрондук почта маанилүү эместей таасир калтырган тема болгондуктан, окурман сиздин билдирүүңүздү байкабай калуусуна жол бересиз.
   • "Суроо", "Менден келген билдирүү" же "Маанилүү тема жөнүндө электрондук почта" сыяктуу темалар өтө эле бүдөмүк же ашыкча, андыктан таптакыр пайдасыз.
   • Башка жагынан алганда, "12-марттагы Расписание, Коноктор тизмеси, Түшкү тамактануу жана Жыйындарды карап чыгуу" сыяктуу тема өтө эле узак. Анын үстүнө бул аталыш бир нече теманы камтыйт.
   • "Эскалатордун 12-марттагы жолугушуусунун залалы" сыяктуу аталыш кыска жана түшүнүктүү. Ал алуучуну бир негизги темага жана тиешелүү датага көрсөтөт.

3 ичинен 2-ыкма: Билдирүүңүздү жазыңыз

1. Ылайыктуу учурашууну тандаңыз. Ар дайым тийиштүү салам менен расмий электрондук почта билдирүүсүн баштаңыз. Эң жакшысы, адресаттын аты-жөнүн атап (эгер сиз аларды билсеңиз) чакыруу керек. Негизи, расмий электрондук почтанын саламы ар дайым "Урматтуу ..." менен башталып, андан кийин аталышы (мырза / айым), адамдын фамилиясы жана үтүр коюлат. Эгерде сиз электрондук почта дареги жөнөтүлгөн адамды мурунтан билсеңиз, анда саламдашууну "Урматтуу ..." деп, андан кийин ысым менен баштасаңыз болот.
   • Эгер сиз электрондук почтаңызга кайрылган адамдын аты-жөнүн билбесеңиз, анда "Урматтуу мырза / айым", "Урматтуу төрага / Урматтуу Башкарма", же керек болсо, "Кимге тиешелүү" сыяктуу саламдашууну колдонуңуз.
   • Электрондук почтаңызды "Салам", "Салам", "Кош бол" же башка жөнөкөй учурашуу менен баштабаңыз.
2. Керек болсо, биринчи абзацта өзүңүздү тааныштырыңыз. Эгерде сиздин билдирүүңүз азыркы учурда мамилеңиз жок болгон адамга, мисалы, жаңы кардарга жөнөтүлсө, сиз кайрылууну каалаган компаниянын Жалдоо жана тандоо бөлүмүнүн башчысы же муниципалитеттин кызматкери биринчи айтыңыз сиз кимсиз жана сиздин билдирүүңүздүн себеби эмнеде. Электрондук почтаңыздын башында бир-эки сүйлөм менен жасаңыз.
   • Мисалы, потенциалдуу жумуш берүүчүгө электрондук кат жөнөткүңүз келсе, “Менин атым Эрик ван Раам. Бул электрондук почтанын себеби, мен CarrièreXYZ.nl сайтында көрсөтүлгөн административдик жардамчы кызматына арыз бергим келип жатат. "
3. Эң маанилүү маалыматтардан баштаңыз. Өзүңүздү тааныштырып, билдирүүңүздүн себебин кыскача айтып чыккандан кийин, электрондук почтаңыздын негизги бөлүгүнө өтсөңүз болот. Эң маанилүү маалыматты дээрлик жогору жагына коюңуз. Ошентип, сиз алуучунун кымбат убактысына болгон урмат-сыйыңызды көрсөтөсүз жана электрондук почтаңыздын максатын тез арада тактап аласыз.
   • Мисалы, сиз мамлекеттик мекеменин мамлекеттик кызматкерине кат жазып жатсаңыз, анда биринчи эле: “Менин атым Алетта ван Раам. Сиздин электрондук почта дарегиңизди Мамлекеттик айыптоо кызматынын сайтынан таптым. Мен сизге 2009-жылдын 31-декабрында жол эрежесин бузгандыгы үчүн келип түшкөн чакыруу кагазына шек келтирүү үчүн кат жазып жатам. "
4. Анын кандай экендигин түздөн-түз айтыңыз. Расмий электрондук почта аркылуу, сылык-сыпаа болуп турсаңыз, түз болуу эч кандай деле кыйынчылык жаратпайт. Бадалды айланып өтүү менен, сиз окурманыңыздын көңүлүн азайтып, ага сиз каалаган нерсени же муктаждыкты так аныктоону кыйындатканга жетишесиз.
   • Мисалы, эгер сиз мугалимге электрондук почта аркылуу кат жөнөтүп жатсаңыз, анда "Мен Диана Франссенмин" деген сыяктуу ашыкча толтуруу менен орунду текке кетирбеңиз. Сен мени билесиңби? Химия 221 учурда менин сүйүктүү предметим. Мага лекциялардын уюштурулушу жагат. Мен ар дайым бардык нерсени кемчиликсиз аткара алам жана экзаменде эмне күтүп турарын так билем. Экзамендер жөнүндө айтсам, кийинки сынак жумасы жөнүндө сурагым келди. "
   • Анын ордуна: "Менин атым Диана Франссен жана мен сени менен Химия 221 сабагына катышып жатам. Сизге жакынкы экзамен күндөрүндө боло турган чыр-чатактар ​​жөнүндө суроо менен жазып жатам" деген сыяктуу бир нерсени жазуу кыйла айкыныраак.
5. Сактап, аны кыска. Электрондук почтанын белгиленген узактыгы боюнча стандарттуу эреже жок. Ошентсе да, электрондук почта үчүн бир экрандын (ноутбуктун же ПКнын) бетинин максималдуу узундугун сактоо жакшы.
   • Эгер сиздин электрондук почтаңыз салыштырмалуу узун болсо, анда аны бир нече кыска абзацтарга бөлүңүз. Ар бир абзацтын башында чекит коюунун ордуна, эки абзацтын ортосуна бош сап коюңуз.
6. Тилиңизди расмий тутуңуз. Сиз расмий электрондук катты кесиптик контекстте жазасыз, ошондуктан табигый түрдө жакшы таасир калтыргыңыз келет. Толук сүйлөмдөрдү жана сылык сүйлөмдөрдү колдонуңуз. Ушул сыяктуу нерселерден алыс болуңуз:
   • Жаргон
   • Керек эмес кыскартуулар же кыскартуулар
   • Быйтыкчалар жана смайликтер
   • Адепсиз тил
   • Тамашалар
7. Электрондук почтаңызды туура жабыңыз. Саламдашууга кандай тиешеси бар болсо, анын жабылышына дагы тиешелүү. Расмий электрондук почтаны бир катар алгылыктуу жолдор менен жапсаңыз болот. Ар дайым жабык жерге толук аты-жөнүңүздү жана кызмат ордуңузду жазыңыз. Электрондук почтаңыздын мазмунуна жараша, төмөнкү жабыктардын бирин же бир нечесин колдонсоңуз болот:
   • "Жообуңузду күтүп жатам, мен калам"
   • 'Ак ниеттен,'
   • "Урматтоо менен"
   • "Алдын ала чоң рахмат,"
   • "Достук рахмат,"

3 ыкмасы 3: Электрондук почтаңызды жөнөтүүгө даярдаңыз

1. Сиз каалаган тиркемелерди кошуңуз. Эгер сиз электрондук почтаңызга айрым тиркемелерди кошушуңуз керек болсо, анда электрондук почтаңыздын тиркемелери бар экендигин алуучуга билдирүү үчүн, аларды электрондук почтаңыздын негизги бөлүгүнө киргизиңиз. Тиркемелердин санын жана көлөмүн кичинекей кылып, салттуу жана кеңири шайкеш келген файл түрлөрүн тандасаңыз жакшы болот.
   • Мисалы: "Тиркелген мен сизге резюмемдин жана портфолиомдун көчүрмөсүн PDF форматында жөнөтөм" деген сыяктуу комментарий кошуңуз.
2. Орфографиялык жана грамматикалык каталар үчүн электрондук почтаңызды кылдаттык менен текшериңиз. Электрондук почта тейлөө провайдериңиздин орфографиясын текшерүүчүгө же текстти иштеп чыгуу программасына сокур ишенбеңиз. Электрондук почтаңызды үнүңүз менен окуу же сизден бирөөнүн текшерүүсүн сурануу - ката, ката жазууларды же түшүнүксүз сүйлөмдөрдү тандап алуунун мыкты жолу.
3. Электрондук почтаңызда купуя маалымат жок экендигин текшериңиз. Электрондук почта 100% коопсуз байланыш тутуму эместигин ар дайым эсиңизден чыгарбаңыз. Электрондук почта серверлерин бузуп салса болорун, же алуучу атайылап каалабаса дагы, башкаларга жарыя кылгыңыз келбеген маалыматты бөлүшө аларын унутпаңыз.
   • Сырсөздөрдү, эсеп номерлерин же башка купуя маалыматты электрондук почтага кошуудан алыс болуңуз.