Жолугушуунун протоколун кантип сактоо керек

Мазмун

Кадамдар
Метод 3: Жолугушууга даярдануу
Метод 2 3: Жолугушуу учурунда
3 -метод 3: Жолугушуудан кийин
Кеңештер
Эскертүүлөр
Сага эмне керек

Корпоративдик катчы же башкармалыктын катчысы, же чакан бизнестин ээси катары, корпоративдик жолугушуулардын протоколун сактоо зарылдыгы келип чыгат. Бул тапшырма абдан маанилүү, анткени бул юридикалык гана талап эмес, айрыкча коммерциялык эмес уюмдар үчүн: бул протоколдор компаниянын расмий тарыхынын, анын тарыхынын бир бөлүгү. Белгилүү эрежелер жана формат сакталса, протоколдорду оңой эле жасаса болот.

Кадамдар

Метод 3: Жолугушууга даярдануу

1 Жолугушуунун датасы, убактысы, орду жана максаты менен жолугушууну алдын ала (бир нече жума мурун) катышууну күткөндөргө жөнөтүңүз.
2 Башкарманын ар бир мүчөсү үчүн атайын пакетти даярдаңыз, ал төмөнкүлөрдү камтыйт: жолугушуу эскертмеси, мурунку жолугушуунун протоколу, байланыш маалыматтарынын тизмеси жана жолугушууда эмне сунушталаары (мисалы, анализдер жана бюджеттик отчеттор). Эгерде маалымат жашыруун болсо, анда аны кызматкерлер (кээ бир учурларда) жана коноктор жайдан чыгып кеткенден кийин гана өткөрүп бериңиз.
3 Сизде эң ыңгайлуу болгон жаздыруу жабдуулары бар экенине ынангыла, мисалы: блокнот, папка, ноутбук же үн жазгыч.
4 Жолугушуу күнү бардык катышуучулардын жазуу материалдары, төш белгилери (керек болсо) жана суусундуктары бар экенине ынангыла.

Метод 2 3: Жолугушуу учурунда

1 Төмөнкү маалыматты жазып алыңыз:
- Уюмдун аталышы жана жолугушуунун түрү.
- Жолугушуу тууралуу билдирүү жөнөтүлгөнбү, эгер болсо, качан.
- Жолугушуунун датасы жана ал болгон жер.
- Жолугушуу башталган убакыт.
2 Жолугушуунун себебин жазыңыз, мисалы: квартал сайын коллегиянын жыйыны же офицерлердин жылдык шайлоосу.
3 Тизмеге алынышы керек:
- Жыйынга катышкан Башкарманын мүчөлөрү, офицерлер жана кызматкерлер жана алардын милдеттери.
- Жок болгондор.
- Иш -чарага келген коноктор, ким тарабынан чакырылгандыгы жана иш -чарага эмне себептен келгендиги.
- Жыйындын төрагасынын аты -жөнү жана наамы.
- Жолугушуунун протоколун алып жаткан адам.
4 Кворум үчүн керектүү мүчөлөрдүн санын жана бул санга жеткенин көрсөтүңүз.
5 Акыркы жолугушуунун протоколун кабыл алуу, кайра карап чыгуу же алып салуу үчүн добуш берүүнүн жыйынтыктарын жазыңыз.
6 Мурдагы протоколдорду зарылдыгына жараша өзгөртүү.
7 Мурунку протоколдогу актуалдуу суроолорго үн бериңиз жана аларды талкуулоонун жүрүшүн, добуш берүүнүн жыйынтыктарын же жалпы жыйынтыкты жазыңыз.
8 Башка добуштарды жазыңыз, мисалы офицерлерди шайлоо жана колдогон, каршы же калыс добуштардын санын. Добуш берүүдөн баш тарткандардан башка, адамдардын атын жана кантип добуш бергенин жазуунун кажети жок. Добуш берүүдөн баш тартуунун себебин жана бул добуш берүү учурунда кимдир бирөө бөлмөдөн чыгып кеткенин айт.
9 Күн тартибиндеги нерселерди тизмектеп, жазуу үчүн алардын ортосунда боштук калтырыңыз.
10 Күн тартибиндеги маселелер боюнча жана эмне айтылды, ким тарабынан жазылганын жазыңыз.
11 Жолугушууда талкууланган бардык актуалдуу маселелерди, ошондой эле кийинки жолугушууда сөз сүйлөй турган адамдарды тизмектеңиз.
12 Күн тартибинде жок нерселер жана аларды ким сураганын, ошондой эле бул талкуунун жыйынтыгына көңүл буруңуз.
13 Кайра кароо, жаңыртуу же добуш берүү үчүн сунушталган чечимдердин жыйынтыгын көрсөтүңүз. Расмий чечимдин өзү өзүнчө документ катары көрсөтүлөт.
14 Кийинки жолугушуунун күнүн жана убактысын көрсөтүңүз.
15 Белгилей кетсек, жыйын көпчүлүк же бир добуштан кабыл алынган чечим менен жабык деп жарыяланган. Жолугушуунун аяктоо убактысын көрсөтүңүз.

3 -метод 3: Жолугушуудан кийин

1 Протоколду мүмкүн болушунча толуктап, мүмкүн болушунча эртерээк жасаңыз.
2 Добуш берүүнүн жыйынтыктарын, күн тартибиндеги пункттарды жана кабыл алынган чечимдерди кара түстө бөлүп көрсөтүңүз.
3 Протоколдун көчүрмөсүн анын мазмуну боюнча пикирин алуу үчүн мүмкүн болушунча баардык катышуучуларга таратыңыз. Эгерде эч кандай өзгөртүүлөр сунушталбаса, протоколду жол -жоболоштуруп, анан корпоративдик жолугушуулар үчүн атайын папкага салыңыз. Протоколдун акыркы вариантынын көчүрмөсүн жыйындын бардык катышуучуларына жана анда жок болгондорго таратыңыз.

Кеңештер

Эгерде сиз бир нерсени түшүнбөсөңүз, талкууну туура жазуу үчүн дароо тиешелүү суроолорду бериңиз. Түшүндүрмө сураш үчүн, протоколду толугу менен даярдап бүткүчө күтүүнүн кажети жок.
Кабыл алынган чечимдер жана добуш берүүнүн жыйынтыктары протоколдо көрсөтүлүүгө тийиш, бирок алардын көчүрмөлөрү өзүнчө папкада оттон, суудан жана башка факторлордон корголгон жерде сакталууга тийиш. Электрондук көчүрмөлөр да ушул папкада сакталууга тийиш.
Жолугушуу учурунда ар бир сөздү түшүрүүгө аракет кылбаңыз: айтылгандар жөнүндө жалпылап жазыңыз. Протоколду толтуруп бүткөндөн кийин талкуунун жүрүшүн толук ачып бере аласыз.
Сиздин компаниянын саясаты электрондук байланышты колдонууга тыюу салышы мүмкүн. Эми бул өтө сейрек кездешет - мунун баары эрежелер жазылган убакытка жана жылдар бою кайра каралып чыкканына жараша болот. Андыктан, жолугушуунун катышуучулары менен ушинтип баарлашуудан мурун, эч нерсени сындырбай жатканыңызды текшериңиз. Ошондой эле, эгерде алар үмүтсүз түрдө эскирген болсо, мындай эрежелерге өзгөртүүлөрдү киргизүүнү сунуштай аласыз.

Эскертүүлөр

Протоколдун долбоорун жолугушуунун катышуучуларына карап чыгуу жана кайра карап чыгуу үчүн тапшырууда этият болуңуз, анткени бул аларга айткандарын өзгөртүүгө мүмкүнчүлүк берет. Протокол толугу менен бүткөндөн кийин, ага киргизилген бардык өзгөртүүлөр тууралуу баарынан кабардар болгула: бул жол менен маалымат туура чечмеленет жана эч ким адаштырылбайт.