Документтерди алфавит боюнча кантип иреттөө керек

Мазмун

Кадамдар
Метод 2ден 2: Алфавиттик тартипте иреттөө
Метод 2 2: Документтерди индекстөө
Кеңештер
Эскертүүлөр

Басып чыгарылган документтериңизди уюштуруу - жумуш үчүн да, жеке максаттар үчүн да - аларды алфавиттик иретке келтирүү менен эч кандай кыйынчылыксыз жасаса болот. Документтердин мындай уюштурулушу сизге жана башка адамга керектүү маалыматты тез табууга, ошондой эле документтердин корголушун камсыз кылууга мүмкүндүк берет. Бирок, баары анчалык жөнөкөй эмес жана документтерди алфавит боюнча иреттөөнүн бир нече кылдаттыктары бар, алар жөнүндө биз азыр айтып беребиз.

Кадамдар

Метод 2ден 2: Алфавиттик тартипте иреттөө

1 Документтерди аталышына карап алфавиттик тартипте уюштуруңуз. Бул үчүн алфавиттик индексти колдонуңуз.
2 Документтерди тигил же бул тамга папкасына салыңыз, алар кайсы тамгадан башталат. Ошол эле тамга менен башталган документтерди сорттоо аты -жөнүнүн экинчи тамгасына негизделиши керек. Экинчи тамга бирдей болсо, үчүнчүсү. Же төртүнчүсү. Же бешинчи. Бул жерде бул алгоритмден эч кандай четтөө жок жана болушу да мүмкүн эмес, бирок ал сизге жүз эсе сыйлык берет - бул иреттөө документтердеги бардык ак тактарды жок кылат.
3 Документтерди кантип иреттегениңизди айтып бериңиз. Сиз заказ кылган документтерге мүмкүнчүлүгү бар ар бир адам алардын кантип уюштурулганын билишин каалайсыз.
4 Документтерди тартмада же тартипте сактала турган жерге коюңуз. Документтерге жаңы нерсе кошууда алфавитти унутпаңыз!

Метод 2 2: Документтерди индекстөө

1 Алфавиттин тамгалары бар энбелгилерди колдонуңуз. Документтерди индекстөө (башкача айтканда, кол коюу) документтерди уюштурууда негиздердин негизи болуп саналат. Дал ушул этапта документтер каталогуңуздун тиешелүү бөлүмдөрүнө жана бөлүмдөрүнө өткөрүлүп берилет. Чынында, бөлүмдөрдүн аттары алардын мазмунун сүрөттөө үчүн колдонулат, андан кийин бөлүмдүн аталышы дагы документтин атына айланат. Төмөндөгү кеңештерди колдонуу менен бөлүмдөрдү алфавит боюнча иреттеңиз.
2 Туура аттарды төмөнкү тартипте индекстөөгө болот: фамилиясы, анан аты, анан атасынын аты же фамилиясы. Пунктуацияны этибарга албаса болот.
- Эгерде префикстер колдонулса, префиксти атынын мурунку бөлүгү менен бириктирип, биринчи орунга коюңуз. Пунктуациянын кереги жок.
- Дефиске көңүл бурбай койсо болот жана дефиске чейин жана андан кийин ысымдын бөлүктөрү биринчи орунга коюлушу керек.
- Кыскартуулар жана бир тамгадан турган сөздөр кандай болсо, ошондой индекстелет. Баш тамгалар өзүнчө бөлүктөргө бөлүнөт.
- Позициялар жана номиналдык суффикстер акыркы тизмеде, биринчи позициясы, андан кийин суффикси көрсөтүлөт.
3 Уюмдарга тиешелүү документтер бул ишканалардын аталышы боюнча иреттелиши мүмкүн. Мында уюмдун аталышынын ар бир сөзү өзүнчө элемент катары каралат. Бухгалтердик эсеп сөздөрдүн аталышында көрсөтүлгөн тартипте болот.
- Кыскартуулар жана бир тамгадан турган сөздөр кандай болсо, ошондой индекстелет. Бул учурда, тамгалар боштуктар менен бөлүнүп, бири -биринен өзүнчө элементтер катары каралышы керек.
- Бул учурда пунктуация белгилери алынып салынат, биринчи элементте пунктуацияга чейинки жана кийинки сөздөр көрсөтүлөт.
- Сандар жана цифралар тамга форматында жазылат жана алар түпнуска сөздөр болгондой индекстелет. Тыныш белгилери кайра алынып салынат. Аты рим цифралары менен башталган документтер окшош документтерге караганда мурда жайгашкан, алардын аталышы араб цифралары менен башталат, ал эми сандар эң кичинесинен чоңуна чейин көрсөтүлөт. Ошондо гана документтерди сөздөр менен баштап жайгаштыра аласыз.
- Бардык символдор сөз менен жазылган, тамга менен түз байланышкан бардык сандар биринчи элементте көрсөтүлүшү керек.
4 Мамлекеттик уюмдардын аттары биринчи кезекте белгилүү бир уюмдун юрисдикциясынын өлкөсү жана аймагы менен индекстелет. Уюмдун аталышы кийинки элементте көрсөтүлөт жана "башкаруу", "бюро", "өкүл" жана ушул сыяктуу сөздөр эң аягында көрсөтүлөт.
5 Аттары окшош болгон учурда, документтерди каталогдоо үчүн даректи колдонуңуз. Төмөнкү тартипти колдонуңуз: аты> регион> шаар> көчө аты> үйдүн номери.

Кеңештер

Дайыма документтериңизди кайдан алсаңыз, ошол жерге коюңуз.
Индекстөөдө биринчи кезекте стандарттык эрежелерди, андан кийин гана корпоративдик эрежелерди сактоо маанилүү.
Документ качан жана ким тарабынан алынганын көрсөтүү системасын иштеп чыгуу.